Полное оформление дел

Полное оформление

Полное оформление дел включает:

Подшивку. Прежде чем подшивать дела, из них удаляют металлические скрепления (скрепки, скобки и др.).

Документы, составляющие дело, подшиваются прочной ниткой на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Для обложек дел, сдаваемых в госархив, применяется безкислотный картон.

Текст документа при брошюровке не сшивается. Если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей, то неизбежно текст очень близко расположен к краю и может быть задет при подшивке. В данном случае к листку нужно подклеить полоску прочной бумаги. За которую документ и будет подшит.

Дела постоянного хранения и по личному составу переплетают после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения.

Дела со сроком хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителя организации.

Наиболее ценные в историческом или художественном отношении документы (чертежи, рукописи и пр.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Нумерацию листов в деле, которая предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Для удобства используется черный графический карандаш или нумератор в правом верхнем углу, не задевая текста документа.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют листы любого формата, подшитые за один край. Листы большого формата (больше А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист, в правом верхнем углу.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы, вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специальный документ, каждый в отдельности.

Конверты с вложениями: сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждое вложение.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. Например: …19, 20, 20а, 20б, 21, 22…

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. Старые номера аккуратно зачеркиваются наклонной чертой и рядом ставят новый номер. Например: 20, 19.

 К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Составление заверительной надписи. В конце дела, для учета количества листов, на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (см. приложение к уроку 4 – образец листа-заверителя).

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть, на внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходимости может быть наклеен на внутренней стороне обложки книги, журнала.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.