Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов

Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов.

Этапы обработки отправляемых документов:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. согласование, визирование (в необходимых случаях);

3. проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

4. подписание, утверждение документа руководителем;

5. регистрации документа;

6. отправка документа адресату;

7. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

1. Составление проекта документа исполнителем.

Составление черного варианта документа – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.

Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.

2. Согласование, визирование (в необходимых случаях).

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования, например с посторонней организацией, в компетенции которой находится рассматриваемый вопрос в документе.

Внутренне согласование (визирование) со специалистами организации – это неизбежный этап подготовки исходящего документа. Такое согласование оформляется визой. Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.

3. Проверка правильности оформления проекта документа секретарем.

На секретаря организации возлагаются обязанности проверки правильности оформления проекта документа, который включает в себя такие операции: наличие и правильное расположение реквизитов документа, грамотные формулировки текстовой части, полное и ясное отражение  сути вопроса рассматриваемого в документе и т. п.

4. Подписание, утверждение документа руководителем.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу же удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (например, письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и т. д.).

5. Регистрация документа.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.

Регистрация исходящих документов должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

Для регистрации применяется регистрационный журнал исходящей корреспонденции, карточки, специальные компьютерные программы регистрации документов.

В регистрационной форме отражаются следующие сведения:

- дата документа;

- индекс (номер) документа;

- краткое содержание документа (заголовок);

- количество листов документа, приложений (если имеются);

- адресат (корреспондент), кому будет доставлен документ;

- исполнитель (составитель документа);

- средство доставки (факсом, модемом, курьером, по почте и т. п.);

- примечание.

6. Отправка документа адресату.

Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

- сортировку почты по корреспондентам;

- упаковку и оформление почтового отправления;

- передачу корреспонденции в отделение связи.

7. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Второй экземпляр (отпуск) подписанного и зарегистрированного отправленного документа подшивается в дело с перепиской организации.

Рассмотрим более подробно технологию отправки документов:

1. Проверка правильности оформления документов (наличие даты, номера, подписи, отметку о категории отправления).

2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

3. Проверка правильности адресования. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4. Составление описи рассылки на заказанную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправку.

5. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

6. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

7. Сроки отправки – все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

9. Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

10. Возможна передача информации с помощью средств электронной связи и в виде телетайпограмм, факсограмм, электронных сообщений.

11. При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении.

Например:

Вопрос решен по телефону 25-18-30

с зав. отделом маркетинга Д. В. Никитиным.

На совещании будет присутствовать заместитель – К. Т. Остяков.

Подпись  В. Н. Волкова

              17.08.2012

12. Упаковка и оформление корреспонденции осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

13. Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляется в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.