Порядок обработки поступающих (входящих) документов

Порядок обработки поступающих (входящих) документов.

Этапы обработки входящих документов:

1. прием и первичная обработка;

2. предварительное рассмотрение и распределение;

3. регистрация;

4. рассмотрение документов руководством;

5. направление на исполнение;

6. контроль исполнения.

Обработка поступающих документов – операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работников (экспедитором), в небольших – секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

1. Прием и первичная обработка включает в себя:

- проверка правильности доставки и целостности вложений;

- вскрытие документов, в т.ч. заказных, не вскрываются те документы, на которых имеется надпись «лично» и «в адрес общественных организаций»;

- конверты от поступающих документов не уничтожаются, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа или от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения, на такие документы составляется акт комиссией;

- проставление регистрационного штампа, на срочных документов дополнительно часов и минут;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечными нерегистрируемых документов, срочные, не вскрываемые документы;

- обработка машиночитаемых документов, обрабатывается сопроводительное к ним, а машинные носители передаются в управление информационных технологий без вскрытия упаковки.

2. Предварительное рассмотрение и распределение.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

Задача секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, принципиальных вопросов или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

- структурным подразделениям;

- должностным лицам.

Передача документом руководству или непосредственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

3. Регистрация.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Цели регистрации документов:

1.учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Системы регистрации:

1. централизованная (осуществление регистрации в одном месте);

2. децентрализованная (регистрация документов в местах их создания или исполнения);

3. смешанная (часть документов регистрируется централизованно, другая часть в структурных подразделениях).

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия. каждый документ получает свой регистрационный номер. Регистрация входящих документов осуществляется в день поступления документа.

Формы регистрации:

1. журнальная (см. приложение к уроку 1 – образцы журнала регистрации документов);

2. карточная (см. приложение к уроку 2, 3 – образец учетно-контрольной карточки);

3. автоматизированная электронная (см. приложение к уроку 3 – рисунок окна электронной программы регистрации документов).

В регистрационной форме отражаются следующие сведения:

1. дата получения;

2. регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

5. автор (корреспондент);

6. заголовок;

7. резолюция;

8. срок исполнения;

9. исполнитель;

10. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и его исполнение);

11. номер дела, куда документ помещен после исполнения.

4. Рассмотрение документов руководством.

Руководство, познакомившись с документов, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.

5. Направление на исполнение.

После рассмотрения документа руководителем его необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции в регистрационные формы, а затем доставлять по назначению исполнителю.

При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового – первому из состава исполнителей.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Документ отдается исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении в нерабочее время.

В экстренных случаях, если руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

6. Контроль исполнения.

Контроль исполнения порученного задания – одна из функций управления, различают контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляют руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица, который подразумевает оценку, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба ДОУ или секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно указан срок исполнения. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, однако чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документа.