Практическая работа №11

Тема: Создание однотабличной БД: таблица, запрос, отчеты.

Цель: освоение технологии создания однотабличной БД.

Методическое обеспечение: методразработка для выполнения практической работы.

Инструментарий: ПК, соответствующее программное обеспечение.

Теоретическая часть

База данных (БД) - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс средств, необходимых для создания баз данных, их редактирования, хранения и организации поиска в них необходимой информации.

Информация в базе данных упорядочена по записям и полям. Запись – это строка таблицы, поле – это столбец таблицы. Запись - это вся информация об одном объекте (о клиенте, товаре и т.п.). Отдельный самостоятельный элемент записи называется полем (например, фамилия или адрес). Поля могут содержать текст, числа, даты, формулы и др. В одном поле содержится однотипная информация. Каждая запись базы данных содержит один и тот же набор полей. База данных может содержать до 32000 записей и более, каждая запись может содержать до 256 полей и более.

Информационное обеспечение:

1.         Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в информационной деятельности / Е.В. Михеева. -  8-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 256 с.

2.         Гохберг Г.С. Информационные технологии:  учебник для студ. сред. проф. образования / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин -  4-е, 5-е  изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2010. – 208 с.

3.         Михеева Е.В.  Информатика: учебник для студ. сред. проф. образования / Е.В. Михеева, О.И. Титова.-2-е, 3-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2009. – 352 с

Образец выполнения задания:

Инструктаж по технике безопасности.

Текст задания.Создать в СУБД Access однотабличную базу данных: таблица, формы, запрос, отчеты.

Инструктивная карта

1. Запустите ACCESS.

                На запрос о создании базы данных укажите имя, например: Успеваемость. Внешний вид экрана представлен на рис.1:

Рисунок 1

2. Создание таблицы.

Перейдите на вкладку Таблицы. В режиме Конструктор заполните поля создаваемой таблицы следующим образом:

Имя поля                    Тип данных                Описание

№ пп                          Счетчик                     нумерация записей

Дата                            Дата/время                дата сдачи зачета, экзамена

Предмет                     Текстовый                 перечень наименований предметов

Баллы                         Числовой                   балл, полученный по указанному предмету

При указании Типа данных воспользуйтесь выбором из списка, нажимая на клавишу со стрелкой.

Внизу окна, в свойствах поля укажите для:

-          поля Дата в Значение по умолчанию =date(), чтобы при заполнении записей, использовалась текущая дата;

-          поля Предмет в Размер поля укажите 25, т.е. на наименование предмета отведем 25 символов.

Сравните полученный результат с рис.2.      

Рисунок 2

Закройте таблицу.

-          на запрос о сохранении, укажите имя таблицы, например: Таблица Успеваемость;

-          на запрос о ключевых полях, подтвердите автоматическое их создание.

Примечание. При сохранении объектов БД: таблиц, форм, запросов, отчетов автоматически подставляется имя объекта с соответствующим порядковым номером.

Шаблон таблицы создан. Теперь в таблицу можно вводить исходные данные. Для ввода исходных данных создадим форму ввода. Форма ввода служит для удобства ввода исходной информации.

3. Создадим форму ввода  для таблицы.

Перейдите на вкладку Создание, выберите Другие формы. Мастер форм.

В окне выбора полей для формы ввода перенесите все поля с левой части в правую, воспользовавшись символом > (перенос полей по одному), либо символом >> (перенос всех полей одновременно). Далее выбираем внешний вид формы – ленточная, далее выбираем понравившийся стиль формы. Рисунок 3 – создание формы в режиме диалога.

Рисунок 3

Задайте имя формы, например: Форма Успеваемость. Заполните форму данными.

Внешний вид экрана должен соответствовать рисунку 3.

Рисунок 4

4.Создание запроса.

Создадим запрос на выявление записей, которые содержат балл равный 4.

Перейдите на вкладку Запрос, выберите Конструктор. В открывшемся окне выберите таблицу. Затем  двойными щелчками (или перетаскивание) перенесите поля из верхних списков в нижний раздел окна как показаном на рис 5. В условии отбора поставьте значение 4, т.к. нас интересуют лишь записи с баллом 4.

Рисунок 5

5. Создание Отчетов

Перейдите на вкладку Создание, выберите Мастер отчетов (вверху окна). В качестве источника данных выберите таблицу Таблица Успеваемость. Все действия по созданию отчета выполняются в диалоговом режиме.

На рисунке 6 показан созданный отчет.

Рисунок 6

Повторите аналогичные действия для создания отчета по Запросу 1.

2.Задание к практической работе

Текст задания. Создать в среде СУБД Access базу данных «Техникум_Группа».

1.             В режиме конструктора создать таблицу Студент по указанному образцу:

2.      Для полей: Фамилия, Имя, Отчество, Домашний адрес выбрать тип поля — текстовый, полю № личного дела — счетчик, Дата рождения — дата/время.

3.      Создать форму для ввода данных.

4.      Перейти в режим заполнения формы. Ввести в таблицу данные о пятерых студентов (для удобства — из этой же группы).

5.      Создать запрос, указав выбор студентов, фамилия которых начинается на букву А.

6.      Создать два отчета.

7.      Результат работы сохранить в папке с фамилией исполнителя.

8.      Написать отчет по практической работе.

Контрольные вопросы:

1.     Что называют базой данных?

2.     Что такое реляционная БД?

3.     В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных?

4.     Поля каких типов могут присутствовать в базе данных?

5.     Что такое ключевое поле? Чем оно отличается от остальных?

6.     Какие существуют типы полей? Для чего они задаются?

7.     Привести примеры свойств полей таблицы?

8.     Для чего служат свойства полей Значение по умолчанию и Условие на значение?

9.     Что такое СУБД? Привести примеры СУБД.

10. Назвать основные объекты MS Access и их назначение.

11. В каком режиме можно задать и изменить типы полей и свойства?

12. В каких режимах можно создать новую таблицу базы данных?

13. Что такое формат поля?