Правила формирования дел

Правила формирования дел.

Операции по формированию дел

- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа.

Требования к формированию дел

1. Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистр.

2. В дело помещаются документы, работа по которым завершена.

3. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

4. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

5. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

6. В дело включается, как правило, один экземпляр документа.

7. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

8. Дела формируются за календарный год. Исключение составляют переходящие дела, например: учебная документация, личные дела.

9. В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.

10. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм). Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части).

Признаки заведения дел

1. номинальный (группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.);

2. предметно-вопросный (объединение в одно дело документов по одному вопросу, например, документов о строительстве нового учебного корпуса);

3. авторский (в дело собираются документы одного автора – комиссии, организации, должностного лица);

4. корреспондентский (формируется дело о переписке с определенным корреспондентом, например, с мэрией города);

5. географический (в одно дело группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории, например, переписка с администрацией г. Якутска об организации филиала академии);

6. хронологический (учет временных параметров документов, например, отчеты о продаже товаров за январь);

7. экспертный (учет сроков хранения документов, документы с постоянным и временным сроками хранения не могут храниться в одном деле).