Практическая работа №14

Тема: Создание подчиненных форм и отчетов в СУБД MS Access

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания пользовательских форм для ввода данных с использованием Мас­тера форм и Конструктора в СУБД MSAccess.

Время выполнения: 2 часа.

Задание 1. Создать автоформу в столбец по таблице «Мои расходы».

Порядок работы

1.   Запустите программу СУБД MicrosoftAccess и откройте свою созданную базу данных.

2.   Выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите табл. «Мои расходы» (рис. 1). Сохраните созданную форму с именем — «Мои расходы»

3.   Введите две новых записи с использованием формы «Мои расходы».

4.   Сохраните созданную форму. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 2. Создать форму с помощью Мастера форм на осно­ве таблицы «Культурная программа».

Порядок работы

1.  Для создания формы Мастером форм выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая фор­ма выберите способ создания формы — «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Культурная программа».

2.  Выберите: поля — Дата мероприятия, Приглашенные, Домашний телефон (рис. 2) (для выбора полей используйте кнопки Выбор одного/ всех полей между окнами выбора); внешний вид формы — в один столбец; стиль — официальный; имя формы — «Культурная программа». Готовая форма имеет вид, как на рис. 3.

3.     Перейдите в режим Формы (Вид/Режим формы) и добавьте несколько записей. Для перехода по записям и создания новой за­писи используйте кнопки в нижней части окна.

4.     Мастером форм на основе всех полей таблицы «Культурная программа» создайте форму «Культурная программа 2». Сравните внешний вид созданной формы с формой «Культурная программа». Введите пять записей, пользуясь формой «Культурная программа 2».

Задание 3. Мастером форм создайте новую форму «Сотруд­ники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы». От­редактируйте форму в режиме Конструктор.

Порядок работы

1.   Мастером форм создайте новую форму «Сотрудники фирмы» со всеми полями таблицы «Сотрудники фирмы».

2.   Откройте форму «Сотрудники фирмы», перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор). Добавьте к форме Заголовок и Примечание (Вид/Заголовок/Примечание формы). Раздвиньте область заголовка примерно на два сантиметра и, пользуясь кнопкой Надпись (Аа) панели элементов создайте в области заголовка название формы — «Сотрудники» (рис. 4). Параметры заголовка — полужирный шрифт, размер — 14, цвет — синий.

3.   Рядом с надписью «Сотрудники» создайте кнопку для закрытия формы. Для этого активизируйте на панели элементов кнопку Мастер элементов, а затем используйте инструмент «Кнопка». Пос­ле переноса кнопки курсором мыши в нужное место формы и вычерчивания ее рамки запустится мастер Создание кнопок. В окне мастера нужно выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии кнопки. В группе «Категория» выберите «Работа с формой», в группе «» выберите категорию «Закрыть форму» (рис. 5).4. В следующем сеансе диалога с мастером определяется вид кнопки — «Текст» или «Рисунок» (выбираем «Рисунок») и выбирается подходящий рисунок из списка (рис. 6). После нажатия кнопки Готово мастер встраивает кнопку в нужное место на форме. При­мерный конечный вид формы приведен на рис. 7.Аналогичные действия выполняются при встраивании других кнопок формы. Задание 4. Создать форму с помощью Конструктора на основе таблицы «Филиал фирмы».

Порядок работы:

Для создания формы выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите способ создания формы — «Конструктор»; в качестве источника данных укажите таблицу «Филиал фирмы».

1.  В «Область данных» включите поля Фамилия, Имя, Ставка перетаскиванием каждого поля из «Списка полей» (располагайте поля между 4 и 5 см по горизонтальной линейке). Для изменения размеров и перемещения полей по листу используйте маркеры (рис. 7).

2.  Выполните форматирование формы, используя соответству­ющие кнопки панели форматирования или команды контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши:

-                       произведите выравнивание полей и надписей;

-                       измените шрифт наименования полей на Times New Roman Суг, размер 10, начертание -— полужирный курсив;

-                       задайте следующее оформление формы: цвет фона формы — светло-зеленый; цвет текста — темно-зеленый; выравнивание тек­ста — по центру; цвет фона поля — желтый; цвет границы — чер­ный; толщина границы линии — 2; оформление — с тенью.

4.   В область «Заголовок формы» введите надпись «Филиал фир­мы», используя кнопку Надпись (Аа) панели элементов.

5.   В «Область данных» введите две кнопки категории «Переходы по записям» Предыдущая запись (верхняя стрелка) и Следующая запись (нижняя стрелка) (см. рис. 8).

6.   Сохраните созданную форму.

7.   Примерный конечный вид формы «Филиал фирмы» пред­ставлен на рис. 9. Введите несколько новых записей, используя созданную форму.

Дополнительные задания

Задание 5. Создать форму с помощью Конструктора на осно­ве таблицы «Мои расходы» со всеми полями.

Проведите оформление формы. Введите кнопки в форму. Вве­дите новую запись, используя форму. Примерный вид созданной формы приведен на рис. 9.

Задание6. Создать ленточную и табличную автоформы по таблице «Друзья и хобби». Ввести несколько записей, используя созданные автоформы.

Задание 7. Создать форму с помощью Мастера форм на осно­ве всех полей таблицы «Филиал фирмы». Ввести несколько запи­сей, используя созданную форму.

Задание 1. Создание автоотчета.

Порядок работы

1. Создайте автоотчет в столбец по таблице «Культурная про­грамма».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец или ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

2.   Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Автоотчет: ленточный» (рис. 10). В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа». Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3.   Просмотрите отчет в режиме Предварительный просмотр. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Культурная программа».

Задание 2.Создание отчета по таблице «Мои расходы» с по­мощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об ис­точниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Порядок работы

1.   Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета: «Мастер отчетов». В качестве источника данных выберите таблицу «Мои рас­ходы», выберите поля: Тип расходов и Сумма затрат (рис. 11), задайте сортировку по полю Сумма затрат, вид макета — в столбец.

2.   Примерный вид отчета приведен на рис. 12. Сохраните отчет под именем «Мои расходы».

Рисунок 12 – Вид отчета

Задание 3. Создание отчета в режиме Конструктор

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фир­мы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка. В отчет введите суммарное и среднее значения, а также максимальное и минимальное значения по полю Ставка.

Порядок работы

1.  Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Конст­руктор». В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2.  Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/Заголовок-При­мечание). В область Заголовка введите надпись «Штатное расписа­ние», используя кнопку Надпись (Аа) панели элементов. Заголовок оформите шрифтом Arial, размер — 16, полужирный курсив (рис. 13).

3.  В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шриф­том по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4.  В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5.  В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле (аб I). Имена полей задайте «Итого:», «Средняя ставка», «Максимальная ставка» и «Минимальная ставка». Введите формулы для расчета, как показано на рис. 13:

для расчета поля Итого введите = Sum([Ставка]);

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([Ставка]);

для расчета поля Максимальная ставка введите = Мах([Ставка]); для расчета поля Минимальная ставка введите = Мт([Ставка]). Сохраните отчет под именем «Штатное расписание».

Задание 4. Создание почтовых наклеек по таблице «Сотруд­ники фирмы»

Порядок работы

1.                   Выберите объект базы — Отчеты. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета — «Почто­вые наклейки». В качестве источника данных выберите таблицу «Со­трудники фирмы».

В открывшемся окне Создание наклеек выберите размер на­клейки 90,2 mm х 42,3 mm (рис. 15).

2.   Задать вид шрифта — TimesNewRoman, размер — 12 (рис.15).

3.   Выбрать поля из списка полей. Если на каждой наклейке нуж­но вывести определенный текст, введите его в прототип справа от названий полей (рис. 16). Задайте сортировку по фамилии и вве­дите имя отчета «Отчет-Наклейка». Просмотрите вид отчета-наклейки в режиме Предварительный просмотр (рис. 17) и режиме Конструктор (рис. 18).

Дополнительные задания:

Задание 5. Создать автоотчет в столбец по таблице «Друзья и хобби».

Задание 6. Создать отчет с помощью мастера (табличный отчет) по запросу «Запрос-Бухгалтер» со всеми полями.

Сохраните отчет под именем «Запрос-Бухгалтер». Посмотрите запрос в режимах Предварительный просмотр и Конструктор.

Задание 7. Создать отчет в режиме Конструктор по запросу «Запрос-зарплата». Все параметры задать самостоятельно. Сохранить отчет под именем «Запрос-зарплата».

Контрольные вопросы:

1.       Дайте определения понятиям: форма, отчет. Назовите виды форм и отчетов MS Access.

2.       Перечислите способы создания формы и отчета.

3.       Перечислите основные разделы форм, отчетов и их назначение.

4.       Для чего используется раздел Данные в форме?

5.       Как разместить в форме элемент управления?

6.       Как используется при создании форм Список полей?

7.       Как изменить порядок обхода элементов в форме?

8.       Как построить форму по двум связанным таблицам?

9.       В каком разделе отчета выводятся итоги по группе?

10.   Как добавить вычисляемое поле в область данных?

11.   Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?

12.   Какие изменения можно внести в отчет в режиме предварительного просмотра?

Скачано с www.znanio.ru