Таблицы в MS Access

Выход

Microsoft

Access

ТАБЛИЦЫ

Создание
простой таблицы

Выход

Работа с данными
в таблицах

Поиск информации

Содержимое таблиц

Использование различных
типов данных

Содержимое таблиц

1

Основные элементы таблиц Access:

Поля (Поле - это наименьший блок данных в базе. Каждый блок данных описывается одним или несколькими полями. При разработке таблиц Access создается необходимое количество полей.);

Записи (Заполненные поля таблицы формируют запись. В одних таблицах записи вообще могут отсутствовать (если не введены никакие данные), а в других их количество может составить несколько тысяч или даже миллионов.);

Первичный ключ (Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Поле первичного ключа содержит значение, уникально идентифицирующее каждую запись в таблице, причем это значение не может равняться нулю (а также быть пустым и иметь неопределенное значение).).

2

Строка таблицы называется записью,
а столбец - полем.
В общем виде это выглядит так:

1

Создание простой таблицы

Три метода создания новой таблицы в Access:

ввод данных в пустую таблицу - поля в таблице создаются Access;

использование мастера - мастер позволяет поэтапно создавать таблицу определенного типа;

работа с конструктором - характеристики каждого поля вводятся вручную (это самый эффективный и удобный метод разработки таблиц).

2

Ввод данных для создания таблицы

Начнем с построения таблицы Порода методом простого ввода данных. Данные, которые будут содержаться в этой таблице приведены ниже.

3

Запустите программу Access.
Щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать.Присвойте файлу базы данных имя Пушистые друзья и щелкните на кнопке Создать.

Приступим к созданию первой таблицы.
Выполните следующие действия.

4

В окне Пушистые друзья: база данных щелкните на вкладкеТаблица 1.
Щелкните на поле под надписью Добавить поле и введите значение Сомалийская, после чего нажмите клавишу .




Щелкните на ячейке, расположенной под первой ячейкой, и введите значение Британская.




Воспользовавшись мышью или клавишами курсора, перейдите в следующую ячейку. Продолжите ввод данных в таблицу, пока не введете все значения.

5

9. Щелкните на поле Код_породы и затем на значке Конструктор, размещенном в нижней правой части окна Access. Убедитесь в том, что слева от поля Код находится значок в виде ключа. Снова перейдите в режим таблицы, щелкнув на значке Режим таблицы, расположенном слева от значка Конструктор.

(продолжение)

7. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца, имеющего имя Код. Выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец для выделения текущего имени поля.

8. Введите новое имя - Код_породы — и нажмите клавишу .

6

(продолжение)

10. Щелкните на значке Сохранить, расположенном на панелибыстрого запуска

11. В появившемся окне введите имя Порода.

12. Щелкните на вкладке таблицы правой кнопкой мыши и выберите команду Закрыть, после чего работа с этой таблицей будет завершена.

1

Создание таблицс помощью конструктора

Выберите команду Создание/Конструктор таблиц для открытия нового окна.

2. Введите название Владелец в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных Текстовый.

3. Введите название Кличка во второй строке столбца Имя поля. Укажите для него тип данных Поле MEMO.

2

4. Аналогичным образом добавьте еще 3 поля: Фото (тип данных – Поле объекта OLE), Порода (тип данных - Числовой) и Питомник (тип данных – Гиперссылка).

5. Щелкните на кнопке Сохранить, расположенной на панели быстрого запуска. В появившемся окне введите имя Кошки.

При сохранении таблицы появится окно с предупреждением о том, что ключевые поля не заданы, и будет предложено создать ключевое поле. Если щелкнуть на кнопке Да первичный ключ будет создан автоматически. На данном этапе создавать первичный ключ не нужно.

3

7. Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке Кошки и выберите команду Закрыть, после чего работа с созданной таблицей будет завершена.

(продолжение)

Теперь откройте таблицу Кошки в обычном режиме, щелкнув левой кнопкой мыши на ее названии в окне Область переходов, затем введите основные данные о котах, как показано на рисунке. При этом номера пород в поле Породы следует взять из таблицы Порода, созданной вами ранее.

1

Работа с данными в таблицах

Для непосредственной работы с данными требуется режим таблицы. Для открытия таблицы в данном режиме достаточно дважды щелкнуть на ее имени в окне Область переходов.

Режим таблицы

Научившись планировать и создавать таблицы, можно переходить к работе с содержащимися в них данными.

2

Если при вводе данных была допущена ошибка, надо нажать комбинацию клавиш или же клавишу .
Для отмены всех изменений, внесенных в текущую запись, следует дважды нажать комбинацию клавиш . Изменения не будут сохранены Access до перехода к следующей строке базы таблицы.
При необходимости добавить в таблицу новую запись надо щелкнуть на строке, отмеченной звездочкой (*), — она называется индикатором новой записи. Затем введите данные, которые будут сохранены в этой записи.

(продолжение)

Индикатор новой записи

Для сохранения добавленных данных достаточно щелкнуть на любой другой строке. Кроме того, их можно сохранить, щелкнув на кнопке Сохранить.

3

Аналогичным образом изменяется размер строк таблицы при перетаскивании горизонтальной линии, разделяющей записи.

(продолжение)

Кнопки навигационной панели, располагаемой в нижней области таблицы, можно использовать для перехода между записями одной таблицы. Эти кнопки позволяют перейти к строкам
записи:

предыдущей

первой

новой

следующей

последней

Широкое поле деятельности открывается для всех желающих изменить внешний вид таблицы.

Например, можно щелкнуть на вертикальной линии, разделяющей имена полей в верхней области таблицы, и перетащить ее на новое место, изменив размер столбца.

4

Также имеется возможность изменить местоположение столбцов в таблице. Для этого надо щелкнуть на заголовке столбца (область с именем поля) и перетащить его в новую область таблицы. Когда отпустим кнопку мыши, столбец разместится на новом месте.

(продолжение)

Выбрав команду Office/Параметры Access/Таблица,

5

В открывшемся окне можно указать цвет шрифта и фона, а также линий ячеек, оформление сетки по умолчанию и ширину столбца.

Также есть возможность выбрать тип используемого шрифта, его размер и насыщенность.

1

Навигация по таблице

Для работы с таблицами Access предоставляет богатый набор как отдельных клавиш, так и их комбинаций. В таблице перечислены некоторые из них.

2

(продолжение)

1

Поиск информации

В списке, состоящем из названий четырех пород кошек, найти требуемую породу несложно. Но как найти что-либо в таблице, содержащей тысячи строк данных?
Для этого в Access предусмотрено несколько возможностей:

сортировка данных таблицы

использование команды Фильтр по выделенному

использование диалогового окна Найти.

1

Сортировка данных таблицы

1. Откройте таблицу Кошки в режиме таблицы. По умолчанию записи будут отсортированы с учетом их первичных ключей, в алфавитном порядке.

2. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте столбца Владелец, после чего выберите команду Сортировка от А до Я. Теперь записи сортируются по имени владельца.

Обратите внимание на то, что остальные столбцы также сортируются, поскольку Access не сортирует содержимое лишь одного столбца, ведь это может привести к повреждению данных.

2

4. Щелкните на вкладке таблицы правой кнопкой мыши и выберите команду Закрыть для завершения работы с таблицей. При этом появится запрос на сохранение произведенных изменений. Если щелкнуть на кнопке Да, результаты последней операции сортировки будут повторно использованы при последующем открытии таблицы. Пока что щелкните на кнопке Нет.

3. Щелкните на любой ячейке столбца Порода правой кнопкой мыши и выберите команду Сортировка от минимального к максимальному, чтобы отсортировать записи по названию породы.

(продолжение)

1

Использование фильтров

Откройте таблицу Кошки в режиме таблицы.
Щелкните в поле Порода на одной из строк со значением 1 правой кнопкой мыши и выберите команду Не равно 1. В результате таблица изменится, и будут отображены записи, значение Порода которых не равно 1. В навигационной панели в нижней части окна при этом появится текст («С фильтром»), указывающий на то, что в таблице отображаются не все записи.

3. Щелкните на поле правой кнопкой мыши и выберите команду Снять фильтр, чтобы вернуть все записи таблицы.

2

(продолжение)

4. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши на поле Порода выберите команду Числовые фильтры/Между.

5. В открывшемся диалоговом окне введите значения 1 и 2, после чего будут показаны только записи 1 и 2.

1

Диалоговое окно «Поиск и замена»

4. С помощью поля Совпадение указывается, должны ли введенные в поле Образец данные совпадать с названием всего поля, его части или с символами начала поля.

1. Для вызова этого окна, следует открыть таблицу, выбрать любую ячейку в нужном поле и нажать клавиши .

2. Введите данные, которые нужно найти, в поле Образец.

3. Поле Поиск позволяет указать поле, на котором находится указатель мыши, или целую таблицу.

2

(продолжение)

5. Поле Просмотр дает возможность задать направление поиска - вверх или вниз согласно указателю в таблице или же по всей таблице.

6. При выполнении поиска данных с учетом регистра букв или формата полей нужно установить соответствующие флажки. Данные, отображаемые на экране, могут иметь формат, отличный от применяемого в таблицах.

3

9. Если запрошенные данные не будут обнаружены, будет показано сообщение об ошибке.

(продолжение)

7. После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке Найти далее (или нажмите клавиши ).

8. Access найдет в таблице данные, соответствующие запросу, и выделит их на экране.

Использование различных типов данных

1

Тип данных поля обеспечивает управление типом и объемом данных, хранимых в этом поле. Это важное условие обеспечения сохранности данных.
В целом Access поддерживает 10 типов данных. Рассмотрим их краткое описание и их предназначение.

2

Текстовый. Этот тип данных используется для хранения текстовой информации любого рода (букв, цифр, знаков пунктуации, различных символов). Существует ограничение: в поле может содержаться не более 255 символов.

Поле MEMO. Данный тип можно представить как текстовый тип, не имеющий ограничений. Наравне с текстовым типом тип данных Поле MEMO позволяет хранить любую текстовую информацию, причем содержащую 65535 символов, введенных с помощью пользовательского интерфейса.

2

Числовой. Тип, который позволяет хранить только числовые данные, будь то обычное целое значение, например 37, или значение с плавающей точкой, скажем, 42.187493246.

Дата/время. Используется для хранения даты, времени или обоих значений одновременно. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах.

3

Счетчик. Специальный вариант числового типа данных. Поле Счетчик заполняется не пользователем, a Access. Необходимость в нем возникает, когда, например, нужно генерировать уникальный ключ для записи, однако подходящий ключ в существующих данных отсутствует.

Денежный. Тип данных, предназначенный для хранения значений денежных единиц. Он похож на числовой тип, но в отличие от такового ограничен максимум четырьмя знаками после точки десятичной дроби. Тип данных Денежный позволяет избавиться от проблем с округлением значений, поэтому вычисления, связанные с денежными единицами, всегда будут точными.

4

Гиперссылка. Специальное текстовое поле, предназначенное для хранения гиперссылок на Web-сайты и другие ресурсы Интернет.

Вложение. Это поле предназначено для вставки файлов других программ, например Word или Excel, фотографий и даже видеофайлов.

Логический. Тип, который хранит значения Да или Нет. Предназначен для отслеживания базовой информации о включении/отключении.

Поле объекта OLE. Хранит информацию в формате, доступном скорее для других программ, чем для пользователей. Например, поле Фото в таблице Кошки задействует поле объекта OLE. В этом поле можно хранить любые документы: таблицы Excel, документы Word, изображения, музыкальные файлы и т.д.