Тема 1 БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Тема 1 БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

1.1. ПОНЯТИЕ, ФУНКЦИИ И ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование является начальным этапом учетного процесса, в результате которого в дальнейшем возможно текущее и итоговое отражение хозяйственной деятельности. Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета только на основе правильно оформленных документов. Так как данные могут существовать в бумажной и электронной форме, такую же форму могут иметь и документы. Однако в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 октября 2011 г. устанавливается обязанность хозяйствующего субъекта вывести копии электронных документов на бумагу, если их необходимо представить заинтересованным лицам.

Документы выполняют две функции: доказательную и контрольно-аналитическую.

Первая функция заключается в том, что документы подтверждают факт существования отраженных в учете хозяйственных операций.

При помощи документов также организуется движение информации. Направления могут быть самыми разнообразными: от управляемого объекта (финансово-хозяйственная деятельность) к управляющему субъекту (менеджеры и собственники различных уровней, государственные контролирующие органы и т.д.), между управляющими субъектами и т.п. В этом реализуется контрольно-аналитическая функция документов.

На сегодняшний день ни в науке, ни в практической деятельности не введена единая классификация документов. В бухгалтерском учете документы могут классифицироваться по следующим основаниям.

По назначению:

·        распорядительные - документы, представляющие собой задание провести финансово-хозяйственную операцию;

·        оправдательные - документы, подтверждающие совершение финансово-хозяйственной операции;

·        комбинированные - документы, содержащие как задание, так и доказательство совершения финансово-хозяйственной операции (расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и т.д.);

·        группа бухгалтерского оформления - документы, которые содержат информацию из других ранее созданных первичных документов (справка или расчет бухгалтерии и т.д.).

В зависимости от особенностей обращения различают документы:

·        первичные, при помощи которых финансово-хозяйственная операция регистрируется впервые (кассовый ордер, накладная и т.д.);

·        сводные, обобщающие первичные документы (авансовый отчет подотчетного лица и т.д.).

По месту составления выделяют документы:

·        внешние, характеризующие взаимоотношения организации с другими лицами и оформленные этими лицами (накладная поставщика и т.д.);

·        внутренние, которыми оформляются операции, совершаемые в пределах самой организации (приходный ордер, авансовый отчет и т.д.).

Представленная классификация является рекомендуемой. Хозяйствующий субъект имеет право разработать и применять иную классификацию, соответствующую особенностям его видов деятельности, организационной и управленческой структуре.

1.2. РАБОТА С ПЕРВИЧНЫМИ БУХГАЛТЕРСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с бухгалтерскими документами является составляющим элементом системы бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта. Организация работы с бухгалтерскими документами - это комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в бухгалтерском учете и хранение документов. Задачей организации работы с бухгалтерскими документами является обеспечение:

·        рационального документооборота, отвечающего требованиям законодательства к форме документов и срокам их составления и движения;

·        достоверности учетной информации, содержащейся в документах;

·         защиты от несанкционированного доступа к учетной информации;

·        сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Выполнение поставленных задач обеспечит эффективность метода документирования для выполнения требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету.

Работа с первичным бухгалтерским документом имеет несколько этапов, которые представлены на рис. 1.1

Рис. 1.1. Процесс работы с первичным бухгалтерским документом

Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции, а если этого не требуют нормативно-правовые акты и в данный момент его составление невозможно, то непосредственно после ее окончания. Обязанность своевременно и качественно оформлять первичные документы и передавать их в установленные сроки в бухгалтерию, а также ответственность за достоверность информации лежит на лицах, составивших и подписавших эти документы.

Перечень лиц, наделенных правом подписывать документы, устанавливается в локальном документе организации (приказе, учетной политике, положении и т.д.), который согласовывается с главным бухгалтером, а утверждается руководителем хозяйствующего субъекта. Этот перечень включают в состав учетной политики обычно в виде приложения к ней либо отдельным приказом.

Первичный документ составляется по унифицированной форме, если это установлено нормативно-правовыми актами, или по форме, которая разработана и утверждена хозяйствующим субъектом самостоятельно. Утвержденные формы чаще всего прилагаются к учетной политике. В форму обязательно включаются следующие реквизиты:

·        наименование;

·        дата составления;

·        наименование хозяйствующего субъекта;

·        экономическое содержание хозяйственной операции;

·        измерители операции в натуральном и денежном выражении;

·        должности лиц, ответственных за совершение операции;

·        личные подписи указанных лиц.

Электронные первичные учетные документы должны содержать те же реквизиты, что и бумажные. Электронный первичный документ можно распечатать. Бумажная копия заверяется специальной отметкой, которая ставится вручную или автоматически. Это зависит от настройки программы для обмена документами, наличия в ней функции «Распечатать с ЭЦП». ЭЦП - это общепринятое сокращение надписи «электронно-цифровая подпись».

В отметке обязательными являются:

·        идентификатор документа. Это уникальный буквенно-цифровой код, который программа автоматически присваивает документу при заверении электронной подписью. Он включен в файл с ЭЦП, который пришел от спецоператора вместе с электронным документом;

·        дата подписания электронного документа;

·        название программы, через которую выставлен этот документ;

·        фраза «Копия верна»;

·        подпись и печать.

Особое внимание в работе с первичными документами уделяется исправлению ошибок. В кассовых и банковских документах ошибки не исправляются, документ при их наличии составляется заново. В других видах документов исправление ошибок допускается. Требования к оформлению исправления следующие: зачеркивание производится одной чертой, делается надпись: «Исправленному верить», указываются дата исправления; лицо, оформившее исправление ставит свою личную подпись.

Факт получения документа обязательно фиксируется, что обозначается термином «регистрация документа». Документы могут регистрироваться: в журнале, в форме надписи на самом документе и т.д.

Для того чтобы зафиксировать окончание этапа регистрации документа, чаще всего делается специальная отметка. Пример наиболее распространенной формы отметки представлен на рис. 1.2.

Рис.1.2. Пример штампа на входящем первичном документе

Принятие первичного документа к учету - это перенесение требующей учета информации из документа в учетные регистры, также представляющие собой документы.

При принятии первичного документа к учету проверяются его форма и содержание. Проверка формы представляет собой проведение анализа полноты и правильности заполнения реквизитов. Проверка содержания заключается в анализе полноты и достоверности информации об отраженных в документе экономических событиях, логической увязки отдельных показателей.

Завершается этап принятия первичного документа к учету так же, как и этап регистрации, отметкой. Она должна содержать информацию об учетных регистрах, куда внесена информация, и подпись лица, оформившего запись.

Организация работы с бухгалтерскими документами также подлежит документированию. Для этого служит специальный документ - документооборот. Чаще всего документооборот оформляется в виде таблицы-графика, отражающего сведения о том, кто и за какие этапы работы ответственен, сроки и последовательность этапов.

1.3. ХРАНЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Хранение документов — это средства, способы и приемы учета и систематизации документов. Организация хранения документов имеет целью обеспечить возможность их дальнейшего поиска и использования. Для этого этапа работы с документацией наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, расположенных в определенной последовательности, с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов по отдельному вопросу или участку учета, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет только руководитель. Он же отвечает за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Контрольные вопросы

1. Назовите отличительные особенности первичных бухгалтерских документов.

2. Раскройте составляющие части системы регулирования работы с бухгалтерскими документами.

3. Какие реквизиты бухгалтерского документа являются обязательными?

 4. Почему кассовые и банковские документы имеют унифицированную форму?

5. Какое место занимает работа с первичными документами в бухгалтерском учете хозяйствующего субъекта?

Источник литературы

Елицур М.Ю. Экономика и бухгалтерский учет. Профессиональные модули: учебник – Москва: Форум: ИНФРА-М, 2021 г. – 200 с. (СПО)