Тема 2 ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Тема 2

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

В результате изучения данной темы студент должен:

знать

·        обязанности органов управления или должностных лиц, выпускающих документ;

·        нормативные документы, содержащие правила документирования;

·        виды документов и их отличительные черты;

·        основные функциональные системы документации в Российской Федерации, их характеристику;

·        содержание понятия унифицированных систем документации, их цели, категории;

·        основные виды документной деятельности;

·        этапы процесса движения информации от отправителя к получателю;

·        функции, нормативно-методическую базу управления документацией;

·        организацию информационно-поисковых систем учреждений;

уметь

·        различать понятия «документ», «издание», «литература», «публикация»;

·        определять вид документа;

·        различать виды сериальных изданий; » классифицировать системы документации;

·        определять уровни управления документацией;

·        выбирать технологию ведения информационно-поисковой системы;

владеть

·        нормативно-методической базой, регламентирующей процессы создания, обработки, хранения и использования документов;

·        теоретическими основами поиска, регистрации и индексации документов.

2.1. Документальные источники

2.1.1. Понятие «документ»

Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты — материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме.

Мир документов бесконечно разнообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм — все это суть документов (рис. 2.1). Их объединяет цель — сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить людям возможность ее использования по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.

 

Теоретическое исследование любого социального явления, в том числе и документа, можно проводить в различных аспектах. Прежде всего, следует выявить его смысловое наполнение, рассмотреть его как реальность, установить его объем. Подобный подход в науке называется онтологическим.

Образование понятия вместе с выделением объекта и предмета является исходным положением всякого исследования. Выделить понятие «документ» можно только на основе общетеоретических положений, разработанных в философии, информатике, документалистике. Известно, что среди исследователей нет единого мнения о том, как толковать этот термин, что объясняется многоаспектностью самого феномена.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Значение этого слова дается в Толковом словаре русского языка: «Документ — 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий».

В русский язык это слово было введено Петром 1 в правовом, т. е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

В известном Толковом словаре В. И. Даля документ определяется как «всякая важная деловая бумага, а также диплом, свидетельство». Ф. Ф. Павленков в своем Энциклопедическом словаре рассматривает документы лишь как письменные источники, имеющие юридическую силу. Согласно его определению, документы — это:

— «всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (прав имущественных, прав состояния, прав на свободное проживание) или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, контракты, деловые доказательства);

— вообще всякое письменное доказательство».

К 1920-м гг. это содержание распространилось на все важные свидетельства и, таким образом, приобрело два смысла: узкий (паспорт, пропуск, диплом, аттестат) и широкий (исторический документ, партийно-правительственный документ ит. д.). В третьем издании Советского энциклопедического словаря закреплено более широкое толкование документа: «Материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве».

Приведенные выше определения понятия «документ», по сути, сводят объем понятия к его материальному носителю (бумага) и способу документирования (письменный источник). Вторая половина ХХ в. вывела на первый план огромное количество документов на других материальных носителях с информацией, зафиксированной иными способами. Таким образом, указанные определения стали устаревшими, архаичными. Наступила другая эпоха, эпоха информатики, глобального распространения информационных коммуникаций, что потребовало и нового наполнения объема содержания термина «документ». В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде. Под это определение попадает необъятное число объектов, в том числе и природных.

Поскольку документ используется во многих сферах жизнедеятельности человека, то каждая из них предъявляет к нему свои требования, а также рассматривает его исходя из своей специфики. Поэтому наряду с широкой трактовкой бытуют и узкие трактовки документа. Например, терминологический словарь Библиотечное дело широкое определение документа конкретизирует таким образом: «В библиотечно-библиографической практике под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации».

Нередко термин «литература» используется как синоним документа. Это неправильно. Литература представляет собой совокупность произведений письменности, имеющих общественное значение. Таким образом, объем этого термина более узок по сравнению с документом, поскольку в него не входят источники информации, зафиксированные иным, неписьменным способом.

После опубликования произведений мы имеем дело с изданиями. Издание — это-произведение печати, полиграфически самостоятельно оформленное, прошедшее редакционно-издательскую обработку, установленные выходные сведения и предназначенное для передачи содержащейся в нем информации. Это тоже документ, но не все документы являются изданиями, так как не отвечают установленным требованиям.

Используется и термин «публикация», представляющий документ, доступный для массового использования. Публикация, как и издание, имеет более узкий объем понятия. Таким образом, термины «документ», «литература», «публикация», «Издание» имеют разные смысловые нюансы и поэтому между ними нельзя ставить знак равенства.

Все функции документа принято делить на общие и специальные (рис. 2.2). Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям следует отнести:

— социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

— информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

— коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

— культурную — документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

 

К специальным функциям относятся:

— правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;

— обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

— познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;

— управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальой организации;

— мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

— учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;

— эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

— релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством» и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат (рис. 2.3). Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего соответствия, что видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды.

 

ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документ как зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения, а также источником для обобщений и анализа и материалом для информационно-справочной работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет, и как результат труда.

ДОУ охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование может осуществляться как на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (компьютерные диски, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов (рис. 2.4).

 

Состав управленческих документов определяется:

·         компетенцией организации

·         функциями организации

·         порядком решения вопросов

·         объемом и характером взаимосвязей с другими организациями

 

Рис. 2.4. Определение состава управленческих документов

 

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

— издавать документы только в пределах своей компетенции;

— соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства;

— соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГОСТ Р 7.0.97—2016 и ОКУД.

УСД — комплекс документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГОСТ р 7.0.97—2016, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. При этом следует иметь в виду, что требования ГОСТР 7.0.97—2016 носят рекомендательный характер. Это означает, что отступление от правил данного ГОСТа при оформлении документов не влечет их недействительности или применения к организации каких-либо санкций. Вместе с тем соблюдение ГОСТа позволит выдержать структуру документов в едином стиле, что облегчает их визуальное восприятие, Кроме того, заранее заданная структура документа не позволяет пропустить при его составлении что-то важное и дает возможность довести процесс составления документов почти до автоматизма (не надо каждый раз заново думать, что и как написать).

При документировании управленческих действий используются различные виды документов. Каждый документ в зависимости от своего назначения содержит конкретную информацию и поэтому может выполнять только определенные функции.

Управленческие документы можно подразделить на две группы:

— организационно-распорядительные;

— информационно-справочные.

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, оформляются в виде «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом этой же или вышестоящей организации. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельны. ми гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в ОКУД.

На каждом управленческом документе (кроме письма) указывается его вид (наименование) (рис. 2.5). В зависимости от вида документа применяются соответствующие реквизиты, складывается структура текста, его правовая значимость, порядок введения в действие. Секретарь должен иметь четкое представление о том, каким видом документа оформляется то или иное действие или вопрос.

Таким образом, в основе формирования отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов оптимально выполнять социально необходимые функции.

 

2.1.2. Виды документов

В истории науки было множество попыток исследования многообразия документов с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.

Любой документ обладает множеством свойств, присущих его форме и содержанию. Наличие идентичных свойств у других документов позволяет объединить их в группу, вид. В подобной группе эти свойства выходят на первый план, в связи с чем возможно их изучение и использование в практической деятельности.

К одному виду относятся такие группы источников, которые имеют устойчивые признаки, возникающие и закрепляющиеся в силу общности функций данных источников в жизни общества.

Определяющими видообразующими моментами являются:

— социально-функциональное назначение документа, обусловившее факт его возникновения (учеба, совершенствование производства, развитие науки, эстетическое наслаждение, наведение справок, информация о документах и т. д.);

— материальная конструкция;

— читательский адрес;

— знаковая природа информации;

— связанность (не связанность) с другими изданиями;

— временные особенности выпуска.

Поскольку свойств в документе бесчисленное множество, это предопределяет возможность его многомерного исследования, при котором документ может одновременно рассматриваться с точки зрения разных свойств, причисляться к разным видам, входить в разные группы (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Виды документов

Свойства	Виды документов
С точки зрения их конструктивной форм	— Листовые; — стоповые; — кодексы; — ленточные; — дисковые
С точки зрения знаковой природы информации	— Письменные (опубликованные информации и неопубликованные); — нотные; — картографические; — изобразительные; — аудиальные и аудиовизуальные

 

Виды документов с точки зрения их конструктивной формы. Конструктивная форма документа весьма разнообразна.

С этой точки зрения различаются листовые документы (в виде одного или нескольких листов, стоповые (несколько листов, не скрепленных между собой, представляющих в совокупности один документ), кодексы (листы, скрепленные в тетрадь, брошюру, книгу), ленточные (фото-, кино-, видеопленки, магнитофонные ленты), дисковые (грампластинки, оптические компактные диски),

Виды документов с точки зрения знаковой природы информации. Знаковая природа информации — еще один признак, участвующий в видообразовании документов. Она определяется как форма знаков, посредством которых фиксируется и передается основной материал издания: буквы алфавита, цифры и знаки препинания (для произведений письменности), нотные знаки (для музыкальных произведений), изображения графические, художественные и картографические,

По знаковой природе информации выделяются:

— письменные документы, содержащие информацию в виде письменного текста (словесного, цифрового, иероглифического, формульного или смешанного);

— нотные документы, большую часть объема которых занимает нотная запись музыкального произведения;

— картографические документы (карты, атласы, глобусы);

— изобразительные документы, большую часть объема которых занимают изображения. Под изображением понимается воспроизведение живописного, графического, скульптурного произведения, специальной или художественной фотографии и других графических работ;

— аудиальные и аудиовизуальные документы, содержащие запись звука и движущегося изображения (магнитофонные записи, кинофильмы, видеофильмы, оптические компактные диски).

Письменные документы подразделяются на опубликованные, которые доводятся до всеобщего сведения посредством тиражирования и после публикации получают название «издание», и неопубликованные, не рассчитанные на широкое распространение.

Опубликованные документы принято называть изданиями. Их разновидности определены в ГОСТ Р 7.0.60—2020. Данный ГОСТ устанавливает термины и определения основных понятий, употребляемых для обозначения видов изданий.

С точки зрения периодичности выхода в свет все издания подразделяются на непериодические (выпущенные однократно, не имеющие продолжения) и сериальные (выходящие в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, как правило, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие), которые в свою очередь бывают периодическими или продолжающимися.

Непериодические издания по целевому назначению подразделяются на следующие виды:

— официальное издание;

— научное издание;

— научно-популярное издание;

— популярное издание;

— словарно-энциклопедическое издание;

— учебное издание;

— литературно-художественное издание;

— духовно-просветительное издание;

— производственно-практическое издание;

— нормативное производственно-практическое издание;

— массово-политическое издание;

— справочное издание;

— информационное издание;

— рекламное издание;

— досуговое издание.

Периодические и продолжающиеся издания делятся:

— на газеты;

— журналы;

— бюллетени;

— календари.

Более подробно особенности непериодических и периодических изданий рассмотрим далее.

По читательскому адресу издания делятся на следующие виды:

— массовое издание: издание, предназначенное для самых широких кругов читателей;

— издание для детей и юношества: издание, содержащее произведение художественной литературы или познавательного характера, предназначенное для читателей до 18 лет и отличающееся особым художественным и полиграфическим оформлением;

— молодежное издание: издание, содержание которого по смыслу и оформлению предназначено и (или) адаптировано для читателей в возрасте 18—25 лет;

— издание для слепых: издание, предназначенное для слепых;

— издание для служебного пользования: издание, предназначенное для использования строго определенным кругом лиц или учреждений с соответствующим грифом на обложке (переплете) и (или) титульном листе;

— адаптированное издание: издание, содержащее текст произведения, облегченный для начинающего или малоподготовленного читателя.

Виды непериодических изданий по характеру информации (рис. 2.6):

— монография: научное или научно-популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам;

— сборник научных трудов: сборник, содержащий исследовательские материалы научных учреждений, учебных заведений или обществ;

— материалы конференции (съезда, симпозиума): непериодический сборник, содержащий итоги конференции в виде докладов, рекомендаций, решений;

— препринт: научное издание, содержащее материалы предварительного характера, опубликованные до выхода в свет издания, в котором они могут быть помещены;

— тезисы докладов/сообщений научной конференции (съезда, симпозиума): научный непериодический сборник, содержащий материалы предварительного характера (аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений);

— автореферат диссертации: научное издание в виде брошюры, содержащее составленный автором реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание ученой степени.

 

По характеру аналитико-синтетической переработки информации среди изданий выделяются библиографическое издание, аннотированный тематический план выпуска изданий, библиографический указатель в частности, государственный), печатная каталожная карточка, обзорное издание, библиографический обзор, реферативное издание (информационное издание, содержащее упорядоченную совокупность библиографических записей, включающих рефераты); информационный листок, реферативный сборник.

По особенностям представления содержания выделяют следующие виды изданий:

·        оригинальное издание — издание, содержащее оригинальное произведение и выпущенное на языке оригинала;

·        переводное издание — издание, включающее произведение или ряд произведений, переведенных с одного языка на другой;

·        многоязычное издание — издание, в котором текст полностью или частично публикуется на нескольких языках;

·        параллельное издание — издание, выпущенное наряду с другим, идентичным по содержанию и оформлению изданием, но каждое на своем языке;

·        издание с параллельным текстом — издание, содержащее текст произведения на двух или нескольких языках, один из которых обычно язык оригинала, а другой или другие — языки перевода.

По признаку объема издания делятся на несколько категорий:

— книга: книжное издание объемом свыше 48 страниц;

— брошюра: книжное издание объемом свыше четырех, но не более 48 страниц;

— листовка (листок; лист): листовое издание объемом от одной до четырех страниц.

По признаку повторности выпуска выделяют:

— первое издание: издание произведения, которое выпускается впервые;

— переиздание: вновь выпущенное издание произведения с изменениями или без них;

— дополненное издание: переиздание, которое содержит добавления в виде отдельных глав, разделов, параграфов, абзацев, иллюстраций;

— исправленное издание: переиздание, в котором автором устранены ранее допущенные неточности, исправлены фактические ошибки без коренной переделки текста произведения;

— переработанное издание: переиздание, в котором текст целиком или его значительная часть изменены по сравнению с предшествующим изданием;

— пересмотренное издание: переиздание, текст которого содержит исправления редакционного характера в виде уточнения, изменения формулировок, замены устаревшего материала новым;

— расширенное издание: переиздание, текст которого тематически расширен по сравнению с предыдущим изданием;

— обновляемое издание: печатное издание со сменными и (или) добавляемыми листами, а также сетевое издание с обновляемым содержанием;

— перепечатка: переиздание без изменений текста издания (или его части), выпущенное другим издателем с нового набора;

— версия электронного издания: электронное издание, содержащее дополненные или обновленные материалы.

По материальной конструкции издания делятся на следующие виды:

·        книжное издание — издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала любого формата в обложке или переплете;

·        журнальное издание — издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата, издательски приспособленное к специфике данного периодического издания, в обложке или переплете;

·        листовое издание — издание в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления.

·        буклет (брошюра) — издание в виде одного листа печатного материала, сфальцованного любым способом в два или более сгибов;

·        газетное издание — листовое издание в виде одного или не. скольких листов печатного материала установленного формата, без скрепления, издательски приспособленное к специфике данного периодического издания;

·        карточное издание — листовое издание в виде карточки установленного формата, отпечатанное на материале повышенной плотности;

·        открытка — карточное издание, отпечатанное с одной или обеих сторон.

·        плакат; постер — листовое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, отпечатанное с одной или обеих сторон листа, предназначенное для экспонирования;

·        книга/журнал с двойным входом; валетное издание — издание, в котором тексты начинаются с обеих сторон обложки или переплета, при этом каждый из текстов имеет свой титульный лист и свою пагинацию;

·        книжка-игрушка — издание, имеющее необычную конструктивную форму, предназначенное для умственного и эстетического развития детей;

·        мультиформатное издание — многочастное издание, состоящее из печатного и электронного компонентов, взаимно дополняющих друг друга;

·        комплектное издание — многочастное издание, состоящее из совокупности законченных единиц на однородных физических носителях, объединенных определенным способом.

Рассмотрим существенные стороны материальной конструкции издания на примере материальной конструкции книги. Основу книги составляет книжный блок — комплект скрепленных тетрадей или листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания, предназначенный для вставки в переплетную крышку.

Книжная тетрадь представляет собой отпечатанный и сфальцованный (сложенный в несколько листов) печатный лист. Тетради в книжный блок скрепляются капталом. Каптал — это тесьма с утолщенным краем. Она наклеивается на верхний и нижний края корешка обрезанного книжного блока. Служит для его упрочения, а также одним из элементов оформления книги.

Чтобы тетради в процессе подготовки книжного издания не путались, на каждой из них проставляется сигнатура — порядковый номер печатного листа, помещаемый в нижнем поле первой полосы тетради книжного блока перед нормой. Норма — это краткое, часто сокращенно название издания, Ф.И.О. автора или номер типографского заказа, помещаемые в нижнем поле первой страницы каждой тетради книжного блока (обычно на каждой 17-й (или) 33-й странице) для контроля над комплектованием тетрадей в экземпляры издания.

Книжный блок кроется переплетом — прочным покрытием из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, бумагой, целлофаном. Он служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, для первоначальной информации об издании, а также в качестве элемента художественного оформления книги. Сам переплет состоит из передней и задней сторонок, соединенных корешком. Корешок — это боковая сторона книжного блока, место скрепления тетрадей или листов блока, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной крышки. Переплет соединяется с книжным блоком посредством форзацев. Форзац — сложенный пополам лист бумаги (или конструкция из двух листов, соединенных полоской ткани), скрепляющий первую тетрадь книжного блока с передней сторонкой переплета и последнюю тетрадь с задней сторонкой переплета.

Книжный блок начинается с титульного листа. Это заглавный лист издания, содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличить его от любого другого. Занимаемая первая страница носит название основного титульного листа и содержит все наиболее существенные для издания или его части выходные сведения. Вторая страница — оборот титульного листа, иногда он тоже содержит выходные сведения.

Нередко титульный лист занимает не две, а четыре страницы, в таком случае он считается сложным титульным листом. Каждая страница носит свое название. Первая страница называется авантитул (или фортитул), она предшествует титульному развороту и имеет декоративно-композиционное назначение (может содержать издательскую марку, название серии, эпиграф и т. д.). Вторая страница — контртитул. Третья и четвертая страница — соответственно — основной титульный лист и оборот титульного листа.

В зависимости от того, как располагаются выходные сведения, в сложном титульном листе различают разворотный, распашной и параллельный титульные листы (рис. 2.7).

Иногда титульный лист предваряет не только все издание в целом, но и отдельные его структурные части. Такой отдельный лист или страница с заголовком части, главы издания, заглавия произведения без основного текста публикуемого произведения называется шмуцтитулом. В старопечатных книгах шмуцтитулом считали добавочный титул, помещаемый перед титульным листом для предохранения его от загрязнения.

 

Завершают книгу выпускные данные — часть выходных сведений, включающих дату сдачи издательского оригинала в набор, дату подписания издания в печать, формат бумаги, долю листа и другие производственные и технико-экономические данные.

Формат издания — это размеры (длина и ширина) страницы после обрезки книжного блока, указываемые в миллиметрах или в виде формата бумажного листа в сантиметрах, и доли, которую страница составляет от бумажного листа.

Элементы художественного оформления книги многообразны.

Прежде всего, это:

— виньетки — украшения в виде небольшого орнаментально-декоративного или орнаментально-сюжетного рисунка, помещаемые на переплете, обложке, в начале или конце глав;

— инициалы (буквицы) — украшение заглавных букв укрупненного размера, помещаемые в начале текста книги, главы или другого подраздела издания;

— заставки и концовки — рисунки, помещаемые в начале и конце книги в целом, отдельных ее глав или других структурных подразделах;

— фронтиспис — иллюстрация (портрет автора), помещенная на левой стороне титульного разворота.

Характеристика сериальных изданий. Сериальные — это издания, выходящие в течение времени, как правило, изолированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

Первая группа сериальных изданий называется периодическими (рис. 2.8) — выходящими через определенные промежутки времени, постоянным для каждого года числом номеров, однотипно оформленными, нумерованными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

 

К их числу относятся журналы, газеты, бюллетени, календари.

Журналы — периодические издания, имеющие постоянную рубрикацию, официально утвержденные в качестве данного вида издания. Они содержат статьи и рефераты по различным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам, литературно-художественные произведения.

Журналы бывают:

— общественно-политические, содержащие статьи и материалы актуальной общественно-политической тематики, предназначенные для широких кругов читателей;

— научные, содержащие статьи и материалы о теории исследований, а также статьи и материалы прикладного характера, предназначенные научным работникам;

— научно-популярные, содержащие статьи и материалы об основах наук, о теоретических и экспериментальных исследованиях в области науки, культуры и практической деятельности, служащие распространению знаний и самообразованию;

— производственно-практические, содержащие статьи и материалы по технике, технологии, экономике, организации производства или практической деятельности, методические разработки и другие материалы, предназначенные работникам определенной отрасли;

— популярные, содержащие статьи и материалы по вопросам культуры, быта, спорта, моды и т. д., предназначенные широкому кругу читателей;

— литературно-художественные, содержащие произведения художественной литературы, а также публицистические и критические статьи и материалы;

— реферативные, официально утвержденные в качестве журнала, содержащие рефераты книг, статей и других разновидностей документов.

Газета — периодическое издание, выходящее через краткие промежутки времени, содержащее официальные материалы, оперативную информацию и статьи по актуальным общественно-политическим, научным и другим вопросам, а также литературные произведения и рекламу.

Среди газет выделяются:

— общеполитические, систематически освещающие вопросы внутренней и внешней политики страны, а также международной жизни;

— специализированные, систематически освещающие отдельные проблемы общественной жизни, науки, техники, культуры и других областей деятельности и адресованные определенной категории читателей;

— специальный газетный выпуск — издание, подготовленное выездной или общественной редакцией основной газеты для оперативного доведения информации до читателей, имеющее текущий и валовый номера, год, дату издания, выходящее в течение ограниченного срока.

Различают общероссийские, республиканские, краевые, областные, городские, районные, многотиражные газеты.

Периодическими изданиями считаются также календари — периодические справочные издания, содержащие последовательный перечень дней, недель, месяцев данного года, а также другие сведения различного характера. Различают: табель-календарь, представляющий собой календарь-ежегодник в виде листового издания, содержащего перечень дней года, расположенных по месяцам в форме таблицы, а также отрывной/перекидной календарь, календарь книжного типа, календарь знаменательных дат и т. д.

К сериальным изданиям относятся также так называемые продолжающиеся издания — выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала, однотипно оформленными, нумерованными выпусками, имеющими общее заглавие. Это, как правило, сборники трудов, выпускаемые научно-исследовательскими учреждениями и высшими учебными заведениями под общим заглавием, Например, «Труды», «Ученые записки», «Вестник», «Известия» и т. д.

Еще одна разновидность изданий — бюллетени — бывают как периодическими, так и продолжающимися. Это издания, выпускаемые оперативно, содержащие краткие официальные материалы по вопросам, входящим в круг ведения выпускающей его организации.

Различают:

— нормативный бюллетень, содержащий материалы нормативного, директивного или инструктивного характера, издаваемый, как правило, каким-либо государственным органом;

— справочный бюллетень, содержащий какие-либо справочные материалы, расположенные в порядке, удобном для их разыскания;

— рекламный бюллетень, содержащий изложенные в привлекающей внимание форме сведения об изделиях, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них;

— бюллетень-хроника, содержащий сообщения, отражающие деятельность издающей его организации;

— бюллетень-таблица, содержащий фактические данные цифрового или иного характера, расположенные в форме таблицы;

— статистический бюллетень, содержащий оперативные статистические данные, характеризующие определенную область жизни и деятельности общества.

Неопубликованные документы. К неопубликованным документам, собираемым и хранящимся в фондах научно-технических библиотек и органов НТИ, относятся материалы, которые создаются в процессе работы различных организаций, научно-исследовательских учреждений и остаются в рукописи, либо тиражируются в небольшом количестве экземпляров. Особая ценность неопубликованных документов обусловлена их достоверностью, точностью и полнотой содержащихся в них сведений, актуальностью и оперативностью.

К ним относятся: научно-технические отчеты (отчеты о результатах научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах (отчеты о результатах НИР и ОКР), о работе научных экспедиций, о работе научно-технических советов, о командировках), переводы, диссертации и авторефераты к ним, описание алгоритмов и программ, проекты и сметы, депонированные рукописи, чертежно-конструкторская документация, материалы конференций, совещаний, семинаров, информационные карты, аналитические обзоры, акты государственных испытаний, описания рацпредложений, паспорта изделий, материалы выставок, протоколы экспериментов, изыскательская документация, лабораторные журналы, маршрутные карты, заявки на изобретения, промышленные образцы и товарные знаки, лицензионные договоры, карты технического уровня и качества и т. д.

Эти материалы существуют, как правило, в единичных экземплярах, подготовленных в виде отдельных листков, сброшюрованных материалов, а также подборок неопубликованных материалов, хранящихся в папках.

Резкой границы между опубликованными и неопубликованными документами нет. Это позволило ввести в научный оборот термин «промежуточные формы публикации». К ним относится, к примеру, препринт — опережающий выпуск оттисков статей и других печатных материалов для рассылки авторам и другим заинтересованным лицам, обычно небольшим тиражом, до официального выхода в свет.

Дискуссионным является использование термина «непубликуемые документы». От изданий их отличает ограниченная сфера использования. Это группа документов, которые принципиально не подлежат тиражированию в силу их функционального предназначения. Они необходимы для принятия конкретных управленческих решений, содержат исходные фактические сведения, показатели, параметры, предназначенные для составления новых обобщенных документов управления (административно-хозяйственная, организационно-распорядительная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская, технологическая и другая документация).

Сторонники выделения этого термина опираются на тот факт, что большинство неопубликованных документов хоть небольшим тиражом, но все-таки тиражируются.

Виды документов с точки зрения характера текста. По характеру текста документы подразделяются на индивидуальные, отражающие авторский взгляд на проблему, типовые, стремящиеся к стандартной форме текста, и трафаретные, представляющие собой типографские бланки с пустыми графами, заполняемыми от руки.

Четкой границы между ними все-таки нет, потому что устоявшаяся форма текста характерна и для первой группы документов. Очень редко появляется по-настоящему оригинальный по форме и содержанию текст. Чаще используется некоторое «клише», «закостеневшие формы», стандартные словосочетания, что вписывается в рамки определенного жанра текста. Но, тем не менее, огромное количество документов, сложность их обработки, применение машинных методов требует их унификации.

Унификация — это один из методов стандартизации, позволяющий привести различные варианты написания документов к единой форме. Унификация применяется в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их формы, снижения затрат на подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных.

Аудиовизуальные документы. Аудиовизуальный документ — это документ, содержащий текстовую, изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

Эта группа документов включает (рис. 2.9):

— фонодокумент — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию;

— видеодокумент — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозаписи;

— кинодокумент — аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом фильме — также звуковую информацию);

— фотодокумент — аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений. Разновидностью фотодокумента считается документ на микроформе — на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

 

Виды документов с точки зрения целевого назначения. Целевое назначение — это характеристика издания с точки зрения выполняемой им общественной функции. В зависимости от целевого назначения, обслуживаемой сферы деятельности документы подразделяются на научные, научно-популярные, учебные, справочные, производственные, официальные, патентные, литературно-художественные и т. д.

Далее рассмотрим особенности некоторых из указанных категорий документов.

Научные документы содержат результаты теоретических или экспериментальных исследований, раскрывают пути и характер научных изысканий, описывают методику и ход ведения исследований, прослеживают историю важнейших открытий, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы. Для них характерно наличие описательного фактического материала, полученного из научных наблюдений и экспериментов; теоретического материала, включающего гипотезы, научные теории и законы, а также мировоззренческое истолкование научных законов и теорий.

Ориентированы такие документы на ученых, специалистов данной отрасли. Поэтому их текст наиболее сложен для восприятия, Для него характерно использование многочисленных научных терминов без пояснений объема их понятия. Порядок изложения материала в подобных документах диктуется логикой самого научного исследования.

Большая часть научных документов являются опубликованными, т. е. изданиями. Среди них выделяются:

— полные собрания сочинений классиков науки и техники;

— избранные труды выдающихся ученых;

— монографии — научные издания, содержащие полное и все. стороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащие одному или нескольким авторам;

— тематические сборники, состоящие из статей различных ав. торов и посвященных изложению нескольких вопросов определен. ной темы. В отличие от монографии, такие издания не освещают темы в целом, а подробно рассматривают отдельные ее стороны, являющиеся наиболее актуальными или особо значимыми;

— материалы съездов, конференций, симпозиумов, содержащие опубликованные до начала научных форумов материалы предварительного характера (аннотации, рефераты, доклады, тезисы, сообщения), а также подводящие их итоги (рекомендации, решения).

Большое число научных документов относится и к группе неопубликованных. Среди них диссертации, авторефераты к ним, депонированные рукописи, препринты, отчеты о результатах НИР и ОКР, а также переводы научно-технической литературы.

Диссертация представляет собой квалификационную научную работу в определенной области науки, имеющую внутреннее единство, содержащую совокупность научных результатов, научных положений, выдвигаемых автором для публичной защиты и свидетельствующих о личном вкладе автора в науку и его качествах как ученого.

К диссертациям предъявляются особые требования. Она должна быть фундаментальным научным трудом, завершенным научным исследованием, содержащим новые знания, сформулированные и обоснованные научные концепции. Диссертации должны содержать критический обзор по исследуемой теме, обобщающий опыт других, предыдущих научных исследований, дающий представление о степени изученности научной проблемы.

Это научное исследование представляют в диссертационный совет на соискание ученой степени доктора или кандидата наук, где диссертацию подвергают экспертизе и многоступенчатой проверке. Диссертации печатаются в единичных экземплярах, но изложенные в них идеи и факты считаются официально введенными в научный оборот. Процедура их публичной защиты предполагает предварительное ознакомление с научным вкладом диссертанта широкой научной общественности.

Для этой цели служит автореферат — изложение основных положений диссертации, составленное самим автором, который публикуется ограниченным тиражом (100—150 экземпляров). В автореферате излагаются основные идеи и выводы диссертанта, показывается вклад автора в проведенное исследование, степень новизны и практическая значимость результатов. Он обладает всеми правами издания, хотя на его обложке помещается гриф «На правах рукописи».

Депонированные рукописи. Суть депонирования заключается в передаче на хранение рекомендованных научным советом учреждений и организаций рукописей в специальные информационные органы, на которые возложены функции хранения подобных материалов по отрасли. Это — рассчитанные на узкий круг специалистов законченные научные работы, публикация которых в виде журнальных статей или монографий по тем или иным причинам нецелесообразна. Информация о содержании рукописей широко распространяется посредством публикации реферативной информации о них. При необходимости любой потребитель может получить копию нужной рукописи. Депонированные рукописи обладают всеми правами опубликованных работ и защищены авторским правом.

Препринты — научные издания, содержащие материалы предварительного характера, опубликованные до выхода в свет издания, в котором они могут быть помещены.

Отчеты о результатах НИР и ОКР служат важным источником научно-технической информации. По содержанию они должны включать оценку современного состояния решаемой проблемы, обоснование выбора принятого направления исследования, методы решения, анализ и обобщение существующих результатов, характер и содержание выполненных теоретических исследований, оценку полноты решения поставленной задачи, достоверности полученных результатов, их сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных работ.

В силу высокой стратегической и коммерческой ценности, заключающейся в отчетах о результатах НИР и ОКР информации, они имеют хождение среди ограниченного круга лиц и учреждений. Возможности ознакомления с ними крайне ограничены, что порождает дублирование в научных исследованиях. Некоторые из них размножаются типографским способом, хотя и не считаются публикациями в полном смысле слова.

Основным учреждением, занимающимся учетом, регистрацией, хранением отчетов является ВНТИЦентр. Этот орган ведет государственный реестр — систематизированный перечень проводимых в стране НИР и ОКР, формирует общегосударственный фонд отчетов. Разработан и определенный регламент всех НИР и ОКР. В самом начале разработки организация-исполнитель направляет во ВНТИЦентр регистрационную карту установленного образца, содержащую краткие сведения о начатой работе. По законченной работе или ее самостоятельному этапу направляется отчет с информационной картой, важнейшей частью которой является реферат.

Значительная часть переводов научно-технической литературы оформляется в виде рукописей или печатается небольшим тиражом. Авторское право при переводе принадлежит переводчику.

В 1973 г. СССР вступил во Всемирную конвенцию об охране авторских прав (заключена 24 июля 1971 г. в г. Париже). С тех пор перевод и издание на русском языке произведений зарубежных авторов, их публикация в изданиях органов НТИ без согласия авторов или правообладателей и, соответственно, платы за их использование, стали невозможны. В сложившейся ситуации необходимо было создание единого центра, которым стал Всероссийский центр переводов (ВЦП), собирающий фонд выполненных переводов и выпускающий бюллетени, информирующие о них специалистов. Россия в соответствии с постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1224 присоединилась к Конвенции и Дополнительным протоколам 1и2в 1994 г., документ о присоединении сдан на хранение Генеральному директору ЮНЕСКО 09.12.1994.

Научно-популярные документы. К научно-популярным документам в широком смысле этого слова может быть причислен довольно обширный круг произведений печати. В узком смысле слова — это совокупность произведений печати, в которых популяризируются научные знания, теории, законы. Но текст этих документов содержит, как правило, лишь основные элементарные вопросы теории.

По своему целевому назначению научно-популярные документы предназначены для читателей, не являющихся специалистами в данной области. Поэтому изложение материала в них ведется ясным и доступным языком, избегая сложных терминов и теоретических конструкций, с большим количеством пояснительно-иллюстративного материала.

Порядок изложения материала зависит от того, для каких целей и каким категориям читателей этот материал предназначен. В изданиях для первоначального самообразования, для лиц, имеющих самое поверхностное представление о раскрываемом круге вопросов, материал располагается в логической последовательности от простого к сложному. В изданиях для углубленного изучения, для расширения теоретических представлений читателей материал располагается в иной логической последовательности — от общего к частному.

Учебные документы. Эти документы обслуживают такие области общественной практики, как образование и воспитание. К ним от носятся те издания, которые по своему содержанию и изложению отвечают потребностям в образовании и приспособлены для целей обучения в различных учебных заведениях.

Текст учебных документов, как правило, включает: основные теоретические положения той или иной отрасли знания и их доказательства; необходимый фактический материал, пояснительно-иллюстративный материал, практические указания разной степени детальности и обоснованности, в зависимости от категории учащихся.

Характер построения текста в учебных документах основывается на положениях дидактики. Так, например, новые фактические сведения включаются в излагаемый материал постепенно, в органической связи с предшествующим теоретическим материалом. Язык учебного издания включает необходимые профессиональные термины с пояснением их значения и должен быть рассчитан на возможности понимания определенной категорией учащихся, Раскрытие материала должно быть полным и структурированным соразмерно, с одинаковой полнотой погружения, Объем материала должен соответствовать современному уровню научного видения изучаемого предмета. Располагается материал, как правило, в систематизированном порядке, в предполагаемой последовательности его изучения, определяемой программой предмета.

Основными группами учебных изданий являются учебники и учебные пособия.

Учебник — издание, содержащее систематизированное изложение учебной дисциплины (ее раздела, части), соответствующее учебной программе, и официально утвержденное в качестве данного вида издания.

Учебное пособие — издание, дополняющее или частично (полностью) заменяющее учебник, официально утвержденное в качестве данного вида издания. Учебное пособие излагает материал в методически обоснованной системе и последовательности, но в отличие от учебника, оно не обязательно соответствует программе, часто освещая только некоторые темы или, наоборот, значительно выходя за ее рамки.

Особая разновидность учебных изданий — сборники задач (упражнений). Они не излагают курса систематически, а служат средством более сознательного и прочного закрепления уже известного знания учащимися.

В данную группу входят также:

— наглядные пособия, содержание в которых передается в основном при помощи изображения;

— хрестоматии, содержащие литературно-художественные, исторические и иные произведения или отрывки из них, составляющие объект изучения учебной дисциплины;

— практикумы, содержащие практические задания и упражнения, способствующие усвоению пройденного;

— практические руководства, рассчитанные на самостоятельное овладение какими-либо навыками.

Ряд учебных документов предназначен не только для обучающихся, но и для преподавателей. Прежде всего, это учебная программа — документ, определяющий содержание, объем, а также порядок изучения и преподавания какой-либо учебной дисциплины (ее раздела, части). К этой же категории относятся учебно-методические пособия, которые содержат материалы по методике преподавания дисциплины (ее раздела, части) или методике воспитания.

Справочные документы. Справочные документы предназначены для получения кратких (но достаточных для той или иной цели) фактических данных по определенному вопросу. Справочные документы, как правило, существуют в виде типографских изданий, но в последние годы они выпускаются в виде электронных документов, что предполагает их компьютерное использование.

Справочные документы аккумулируют сведения по определенной системе. С точки зрения порядка расположения материала все справочные документы делятся на словари и справочники. Для словаря характерен алфавитный способ расположения материала, а для справочника — систематический (тематический). Основные требования, которые к ним предъявляются: полнота собранного фактического материала, особая конструкция, позволяющая быстрое разыскание требуемых данных. Язык справочных документов отличается некоторой сухостью, сжатостью, «телеграфностью» изложения, вызванной необходимостью поместить большой фактический материал в ограниченном объеме.

Различают следующие группы справочных документов:

— универсальные и отраслевые энциклопедии — издания, содержащие в обобщенном виде основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде кратких статей, расположенные в алфавитном или систематическом порядке;

— производственно-технические справочники — издания, носящие прикладной, практический характер, имеющие систематическую структуру или построенные по алфавиту заглавий статей;

— толковые словари — языковые словари, разъясняющие значение слов какого-либо языка, дающие их грамматическую и стилистическую характеристику, примеры употребления и другие сведения;

— терминологические словари — издания, содержащие термины какой-либо области знания или темы и их определения;

— двуязычные и многоязычные словари — словари, содержащие перечень языковых единиц с их характеристиками или переводом на другой язык;

— нормативные справочники — издания, содержащие комплекс норм, правил, требований к объектам промышленного производства,

— статические справочники — издания, содержащие систематизированный перечень статистических материалов;

— биографические справочники — издания, содержащие сведения о жизни и деятельности каких-либо лиц;

— биобиблиографические справочники — издания, содержащие биографические сведения о каких-либо лицах, списки их трудов и литературы, освещающей их жизнь и деятельность;

— путеводители — издания, содержащие сведения о каком-либо географическом пункте или культурно-просветительном учреждении, расположенные в удобном для следования или осмотра порядке;

— справочники, рассчитанные на отдельные группы потребителей, и т. д.

Производственные и нормативно-производственные документы. Производственные документы отличает сугубо прикладной характер содержания, для которого характерно сочетание инструктивно-нормативных и справочных данных. Документы этого вида весьма разнообразны по составу, целевому предназначению, сферам использования.

Основу этой видовой совокупности документов составляют издания в помощь овладению профессией, профессиональному совершенствованию и обмену передовым опытом, а также производственно-практические издания, содержащие сведения по технологии и организации производства. Это издания, разъясняющие сущность производственных процессов, содержат описание принципов действия, устройства, особенности обслуживания и ремонта машин и механизмов, а также изложение методов обработки сырья и изготовления продукции.

Выделяется группа документов, регламентирующих производственные процессы. Разработанный технологический процесс (изготовления, обработки, сборки, контроля изделий, методов и приемов) оформляется комплексом технологических документов, раскрывающих методы, средства и порядок осуществления технологического процесса в целом.

В состав технологической документации в полном объеме входят технологические спецификации, маршрутные и операционные карты, карты эскизов и схем, карты раскроя материалов, технологические инструкции, ведомости стандартного оборудования, ведомости нестандартного оборудования и ведомости нормализованного инструмента.

Они содержат описание технологических процессов изготовления и ремонта изделия, рекомендуют деление технологического процесса на операции. Сюда же примыкает эксплуатационная документация, регламентирующая режимы эксплуатации оборудования (порядок использования, технику безопасности, контроль над процессом).

Еще одну группу производственных документов составляет документация на материальные ресурсы, средства труда и оборудования. Инвентаризация природных ресурсов осуществляется в так называемых кадастрах (ведутся водный, ветровой, земельный кадастры). Сюда же примыкает документация на месторождения полезных ископаемых.

В промышленности важной формой документации на средства труда и оборудование являются паспорта, дающие характеристику заводов, цехов, отдельных машин, оборудования и выпускаемой продукции. Они содержат описания системы устройства, принципа действия и перечень деталей машин, приборов, оборудования и имеют характер предписания по монтажу, хранению, транспортированию, эксплуатации.

Документация на оборудование носит характер чертежно-конструкторских материалов. Важной группой документов являются типовые строительные проекты, ведомости технической оснастки.

Промышленные каталоги — это перечни изделий, выпускаемых промышленными предприятиями или продаваемых торговыми организациями. Они содержат, как правило, технические характеристики (размеры, производительность, потребляемая мощность ит. д.) изделия или группы изделий, изображения их и указания по эксплуатации. Промышленные каталоги широко используются при выборе оборудования для предприятий, цехов, лабораторий, при проверке технических характеристик готовой продукции, проектировании и конструировании образцов промышленных изделий.

Промышленные каталоги обычно не содержат цен на промышленные изделия. Эти сведения помещаются в изданиях, к ним примыкающим, — в прейскурантах (прайс-листах), представляющих собой перечень предлагаемых к продаже изделий, материалов и оборудования, а также бытовых услуг с указанием цен. Их отличительная черта — оперативность и недолговечность. С изменением цен прейскуранты заменяются новыми.

Большую группу составляют так называемые нормативно-производственные издания. Это издания, устанавливающие нормы и требования к изделиям, технологическим процессам, системам управления ит. д. Они имеют обязательный или рекомендательный характер для регулирования производственной деятельности в пределах страны, конкретного ведомства, отрасли, отдельного предприятия.

Прежде всего, в эту группу входят стандарты.

Стандартизация — объективная закономерность, свойственная человеку, живой и неживой природе, один из признаков цивилизации. Однако не все аспекты человеческой деятельности отражаются в стандартах. Не относятся к стандартам, в частности, письменность, календарь, система счета; нормы поведения, регулирующие взаимоотношения людей в процессе общения на основе понятий нравственности (заповеди, кодексы чести ит. д.), Так же как и на основе понятий права (законы).

Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление  требований, норм, правил, характеристик, как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения В той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм. Объектом стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, правила, параметры и т. п.

В результате собственно стандартизацией стала называться только деятельность по установлению определенного порядка в области производства и потребления материальных объектов.

Появление первых стандартов относится к далекому прошлому. Так, самой древней единицей длины считается двойной локоть (990—996 мм) вавилонского царя Гудеа (ХХII в. до н. э.). В Древнем Риме был установлен единый диаметр труб для городского водопровода (в пять пальцев, или примерно 95 мм).

В России первые шаги по стандартизации были сделаны в годы правления Ивана IV Грозного в середине ХVI в.

В СССР решение задач стандартизации было возведено в ранг государственной политики. Первым советским государственным актом такого рода был Декрет СНК РСФСР от 14.09.1918 «О введении международной метрической системы мер и весов». В 1923 г. был создан Комитет эталонов и стандартов при Главной палате мер и весов. После многочисленных преобразований в 1940 г. был организован Всесоюзный комитет стандартов при Совете народных комиссаров СССР. С этого времени общесоюзные стандарты стали называться государственными стандартами и обозначаться индексом ГОСТ с добавлением порядкового номера и года утверждения.

По мере своего развития стандартизация стала выходить за национальные, государственные рамки. В 1875 г. появилась Международная комиссия мер и весов, в 1906 г. — Международная электротехническая комиссия (МЭК). В 1926 г. была создана Международная ассоциация национальных организаций по стандартизации (ИСА), В которую вошли 20 стран. В настоящее время международная стандартизация осуществляется Международной организацией по стандартизации (ИСО — ISO — International Organisation for Standartisation), которая была основана в 1946 г. и находится в ведении ООН. Ее членами являются 146 стран мира, в том числе и Российская Федерация.

Одним из важнейших направлений в деятельности ИСО является международная стандартизация документации, решение проблем совместимости информационных систем. В составе ИСО действует, в частности, специальный технический комитет ТС 46 «Информация и документация» (всего же в ИСО насчитывается 188 технических комитетов и 546 подкомитетов).

Стандарт — это нормативный документ, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области, В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарты содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижений науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может при необходимости сочетаться с таблицами, графическим материалом.

Процесс разработки стандарта представлен в табл. 2.2.

 

Таблица 2.2

                                                 Процесс разработки стандарта

 

По крайней мере раз в пять лет каждый стандарт пересматривается, чтобы установить, подлежит ли он доработке, отмене или утверждению для использования следующие пять лет. Эта мера обеспечивает постоянное обновление стандартов.

Стандарт может содержать следующие структурные элементы:

— титульный лист;

— предисловие;

— содержание;

— введение;

— наименование;

— область применения;

— нормативные ссылки;

— определения;

— обозначения и сокращения;

— требования;

— приложения;

— библиографические данные.

Титульный лист, предисловие, наименование и требования являются обязательными элементами, все прочие — факультативны, Обозначение государственного стандарта состоит из индекса (ГОСТ или ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр года его утверждения.

Совокупность стандартов дифференцируется по разным основаниям.

В зависимости от объекта стандартизации выделяются:

— основополагающие стандарты, которые разрабатываются с целью содействия взаимопониманию, техническому единству и взаимосвязи деятельности в различных областях науки, техники и производства, Этот вид документов устанавливает такие организационные принципы и положения, требования, правила и нормы, которые рассматриваются как общие для этих сфер и должны способствовать выполнению целей, общих как для науки, так и для производства. В целом они обеспечивают их взаимодействие при разработке, созданию и эксплуатации продукта (услуги) таким образом, чтобы выполнялись требования по охране окружающей среды, безопасности продукта или процесса для жизни, здоровья и имущества человека;

— стандарты на продукцию (услуги), которые устанавливают требования либо к конкретному виду продукции (услуге), либо к группам однородной продукции (услуги);

— стандарты на работы (процессы), которые устанавливают требования к конкретным видам работ, осуществляемым на разных стадиях жизненного цикла продукции: разработки, производства, эксплуатации, хранения, транспортировки, ремонта, утилизации;

— стандарты на методы контроля (испытаний, измерений, анализа), рекомендующие применять методики, в наибольшей степени обеспечивающие объективность оценки.

Виды стандартов представлены на рис. 2.10.

 

Международные стандарты разрабатываются и принимаются Международной организацией по стандартизации. В целом фонд международных стандартов 150 насчитывает свыше 14 тыс. единиц.

Стандарты ISO регламентируют, в частности:

— терминологию в области документации (ISO 5127—2001 «Документация и информация. Словарь терминов»);

— форматы бумаги для документов (ISO 216—1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские фор. маты рядов А и В»);

— написание дат и адресов (ISO 8601—2000 «Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени»);

— основные требования к бланкам документов (ISO 8439—1990 «Бланки. Основная схема составления») и др.

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов.

Региональные стандарты разрабатываются и принимаются региональной международной организацией по стандартизации.

Межгосударственные стандарты разрабатываются и принимаются межгосударственной организацией, в частности Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации для стран СНГ с центром в г. Минске.

Национальные стандарты — для России это Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р), утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. В настоящее время фонд государственных стандартов РФ насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с международными стандартами составляет в среднем около 40 %, что соответствует показателям развитых стран.

Кроме государственных существуют:

— отраслевые стандарты;

— стандарты научно-технических и инженерных обществ;

— стандарты предприятия;

— ТУ.

Ряд взаимосвязанных стандартов, относящихся к одной отрасли, может составить соответствующий комплекс (систему) стандартов. Так, в СССР в 1978 г. была создана «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД), продолжающая действовать и в настоящее время на территории России. В нее входят свыше 50 ГОСТов, основными объектами которых являются:

— организационные аспекты деятельности органов научно-технической информации, библиотек, издательств, архивов;

— научно-технические термины и определения;

— представление документальных источников информации (их частей);

— информационно-библиотечная технология.

В настоящее время в рамках СИБИД действуют ГОСТы:

— на ряд систем документации (например, ГОСТ Р 7.0,972016);

— терминологические стандарты (в частности, ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения»),

— аналогичные стандарты, унифицирующие общие понятия и определения в области библиотечно-информационной и издательской деятельности (ГОСТ 7.0—99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения»; ГОСТ 7.6995 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» и др.);

— стандарты, содержащие общие требования к издательскому оформлению отдельных разновидностей документов (ГОСТ р 7.0.23—2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания информационные. Структура и оформление»; ГОСТР 7.0.7—2021 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Статьи в журналах и сборниках. Издательское оформление»; ГОСТ Р 7.0.83—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения»)

— технологические стандарты, унифицирующие различные процессы работы с документами (ГОСТ Р 7.0.100—2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»);

— стандарты на материальные носители информации (ГОСТ 18510—87Е «Бумага писчая, Технические условия»; ГОСТ 9327—60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и др.);

— стандарты на средства документирования, начиная от ручек и карандашей и заканчивая сложными автоматизированными комплексами.

Кроме стандартов, нормативными документами являются также ПР, Р и ТУ.

ПР и Р по стандартизации по своему характеру соответствуют нормативным документам методического содержания. Они могут касаться порядка согласования нормативных документов, представления информации о принятых стандартах отраслей в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, создания службы по стандартизации на предприятии и других вопросов. Технические условия разрабатывают предприятия и другие субъекты хозяйственной деятельности в том случае, когда стандарт создавать нецелесообразно.

Объектом ТУ может быть продукция разовой поставки, выпускаемая малыми партиями. Особое требование предъявляется к нормативным документам на продукцию, которая согласно российскому законодательству подлежит обязательной сертификации, В них должны быть указаны те требования к продукции, которые подтверждаются посредством сертификации, а также методы контроля (испытаний), которые следует применять для установления соответствия, правила маркировки такой продукции и виды сопроводительной документации.

Официальные документы. Это издания, публикуемые от имени государственных или общественных организаций, ведомств, учреждений и предприятий.

С точки зрения сферы своего действия официальные документы делятся:

— на документы, действующие на федеральном уровне;

— документы, действующие на уровне субъектов РФ — республик, краев, областей, городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

— документы, действующие в пределах отрасли;

— документы, действующие в пределах отдельной организации.

Среди официальных изданий особое место принадлежит правовым документам, регулирующим жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами и институтами, а также населением страны.

К ним относятся Конституция; федеральные конституционные законы, принимаемые по предметам и направлениям ведения Российской Федерации, которые закреплены в Конституции; федеральные законы, законы, принимаемые совместно с субъектами РФ, а также законы отдельных субъектов РФ. На основе законов подготавливаются отдельные соответствующие их статьям подзаконные акты, среди которых значительная роль принадлежит указам. Также к категории подзаконных правовых актов относятся постановления, распоряжения, положения, обращения, заявления, приказы, разъяснения, инструкции и инструктивные письма, указания ит. д., международные и федеративные договоры, заключаемые между РФ, другими государствами и субъектами РФ.

Важной разновидностью официальных документов являются партийные документы — программы, уставы, манифесты, декларации и т, д. различных политических партий и общественных организаций, направляющие и регулирующие их деятельность и обязательные для исполнения в рамках данных общественных структур.

На уровне отдельного учреждения, организации, предприятия выпускаются организационно-распорядительные документы. Они содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т. д. Организационно-распорядительные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

К организационно-распорядительным документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, приказы, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и т. д.

 

2.2. Системы документации

2.2.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации

Многие из рассмотренных в предыдущей теме классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной — является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности.

Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации — обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение по. НЯТИЯ «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам нахождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

— система ОРД (рис. 2.11);

— система плановой документации;

— первичная учетная документация;

— отчетно-статистическая;

— документация по труду;

— система бухгалтерской документации;

— система финансовой и расчетно-денежной документации;

— система статистической и ведомственной отчетности.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и другой документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи, Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

 

В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации, В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам.

Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т. е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в ХVI  в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.

В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т. п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, о63о0ры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и другие.

В ХVI-ХVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т. д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В ХVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины ХIХ в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вот: чинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине ХХ в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы на: полнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые системы документации исчезли (к примеру, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.

Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях.

Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.

Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.

 

2.2.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации

Система ОРД. Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

— подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

— подсистема распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т. д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

— положение об организации;

— штатное расписание;

— должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации — фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы — отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами, в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).

Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

— документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

— документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т. п.;

— документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

— служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т. п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

— документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т. п.);

— документация по присуждению ученых степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т. д.);

— документация по прохождению воинской службы;

— документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т. д.

Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся:

— отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-технологических и Экспериментально-проектных работ;

— отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

— программы научно-исследовательских работ;

— технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

— заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

— монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

— депонированные рукописи;

— первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т. п.).

Система проектно-конструкторской документации. Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обусловленных:

— характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);

— степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);

— полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской документации, к примеру, чертеж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса ила комплекта), является основным видом документов.

Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.

К важнейшим видам технических документов относятся также:

— схемы  — документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;

— ТУ (Содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т. п.);

— пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений);

— расчеты (содержат расчеты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);

— инструкции и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.).

Технические описания — содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, дается обоснование технических и технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т. д.

Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т. п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

— операционные (фиксируют одну производственную операцию);

— общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

— цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

— карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных ит. п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т. п.

Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств.

В эту систему входят:

— паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;

— промышленные каталоги;

— прейскуранты (прайс-листы);

— рекламные чертежи, рисунки и т. д.

Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочислен. ной группы документов выделяют:

— картографическую документацию;

— инженерно-геологическую документацию;

— топографо-геодезическую документацию;

— почвенную документацию;

— гидрологическую документацию;

— аэрокосмосъемочную документацию.

К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта — чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими ит. п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т. д.

Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.

Патентная документация и стандарты — составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение.

Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.

По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, чт10 свыше 80 % содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.

Исторически далекими предшественниками патентной документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты — привилегии, которые предоставлялись главным образом монастырям и реже — отдельным лицам. Первый специальный патентный закон — «статус о монополиях» был принят в первой половине ХVII в. в Англии.

Основными видами патентной документации в нашей стране являются:

— авторское свидетельство;

— патент (от лат. patens — свидетельство, грамота).

До начала 1990-х гг. в СССР выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации выдаются патенты — документы, удостоверяющие официальное признание чего-либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам). Патент на изобретение в Российской Федерации действует в течение 20 лет. Он является объектом купли-продажи, т. е. товаром. Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.

К патентной документации примыкают документы на товарные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.

Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества/

Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.

 

2.2.3. Унифицированные системы документации

В последней трети ХХ в., с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

В начале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД—1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.

УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

— сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

— широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

— упорядочению информационных потоков;

— сокращению количества документов;

— дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории (рис. 2.12):

— общероссийские;

— отраслевые (ведомственные);

— формы документов субъектов РФ;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует восемь УСД, в том числе:

— УСОРД;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система отчетно-статистической документации;

— УСД по труду;

— УСД Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации и др.

 

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов — это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании Табеля создается Альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

— бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

— электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране:

— Единая система конструкторской документации (ЕСКД) (к ней, например, относится ГОСТ 2.105—2019 ЕСКД «Общие требования к текстовым документам»);

— Единая система технологической документации;

— Система проектной документации для строительства.

Работа по унификации и стандартизации документов ведется и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, КНР и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и др.

УСД непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

 

2.3. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

2.3.1. Основные виды документной деятельности

На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.

Со временем произошла институционализация информационно-документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов.

На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему. В ней выделяют четыре основных направления (рис. 2.13):

— непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводители, секретари, архивисты, библиотекари и т. д.) на предприятиях, в учреждениях, организациях;

— административно-управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т. п.);

 — научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами. Ее осуществляют главным образом ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;

—  информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами. Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Библиотековедение» и др.).

 

Документная деятельность включает в себя всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования. Важнейшими видами документной деятельности являются: производство документов; обработка; хранение; поиск; использование документов.

В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документной деятельности в различных сферах и в разных странах. Внутри отдельных стран наряду с общими принципами и методами имеются и существенные отличия в организации и технологии работы с различными видами и разновидностями документов, выполняющими разные функции в информационной инфраструктуре общества. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений, соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.

 

2.3.2. Информация в управленческой деятельности

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации, и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

— по назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем);

— по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);

— по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);

— по полноте информация может быть частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);

— по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

Исследования показывают, что от 50 до 90 % рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и т п.

Процесс движения информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т. п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т. е. облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

На третьем этапе происходит передача информации, а на четвертом — ее получение, восприятие получателем, декодирование, т.е. расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что получатель каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации. В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл. К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, т. е. устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации,

Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Препятствием обмену информацией могут служить и «технические барьеры». Это, прежде всего, разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка. Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчиво рассеянности партнеров, их лени или, наоборот, импульсивности,' не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, . терпеливости, постоянном комментировании услышанного. 

Все это не дает возможности одному из участников обмена ин формацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облегчают краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они ни передавались, постоянный контроль над ее ‹‹. держанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной информации письменной.

 

2.3.3. Управление документацией

В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.

Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административно характера обычно тесно связано с архивными службами.

Можно выделить несколько уровней управления документацией.

В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации. Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности.

Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствий с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функций по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контролем за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».

Росархив выполняет свои функции непосредственно и через под. ведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией з РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.

На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.

На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения — управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т. п. В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т. е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.

В последнее время в связи с широкомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации — информационного менеджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.

Она включает:

— законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-Фз “Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-] «О государственной тайне» и др.;

— указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

— ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.

Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией — ИСО 15489—2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций.

На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» — стандарт, идентичный международному ИСО 15489—2001 (в настоящее время заменен на ГОСТ Р ИСО 15489-1—2019).

 

2.3.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения

Поиск документов. Документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют поиск и сбор нужной информации. В свою очередь, поиск документированной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени.

Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности; в науке, управлении, образовании и т. д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда вытекает важность и социальная значимость теоретических разработок и обобщения практики поиска необходимой документированной информации.

Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Увеличение полноты информации непосредственно связано с нарастанием трудностей в ее поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учитывать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется в том, что постоянно возникают все новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам.

Поиск информации, прежде всего научной, облегчают действующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполняющие также функции обработки и хранения документированной информации.

Непосредственный поиск документов в том или ином документном массиве представляет собой совокупность логических и технических операций. Он осуществляется в рамках информационно-поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архивов, компьютерные базы данных и т. п.), содержащих поисковые образы и адреса хранения документов. Для успешного поиска документов необходимо четкое закрепление места каждого документа в документном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная документо-графическая (библиографическая) картина того или иного комплекса документов.

нформационно-поисковые системы (ИПС) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными).

В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализован. ному описанию документа на карточке, т. е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т. п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к при. меру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т. п.

В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, — по автору, адресату, содержанию и т. д.

В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документированной информации:

— по поисковому образу документа (осуществляется аналогично ручным карточным системам);

— по полному тексту документа (на основе формализации текста, перевода его в машиночитаемую форму);

— по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логических и ассоциативных взаимосвязей между документами).

Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осуществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокупности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим.

В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют (рис. 2.14):

— на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т. е. по индивидуальным кодам, которые присваиваются каждому документу и содержат информацию о его местонахождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках);

— фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой-либо предметной области);

— документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые  сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содержатся).

 

Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов:

— составление поискового запроса;

— анализ и перевод его с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, перечня дескрипторов и т. д.), т. е. выражение на языке запросов используемой информационно-поисковой системы;

— выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так называемых релевантных документов);

— выбор из числа найденных тех документов, которые соответствуют информационным потребностям реципиента (так называемых пертинентных документов).

В зависимости от местонахождения документированной информации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в государственном архиве, в библиотеке и т. п.) поиск ее имеет свои особенности.

К примеру, поиск архивных документов начинается с установления фондообразователей, в деятельности которых могла возникнуть интересующая информация. Затем устанавливаются названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться необходимые документы. На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне конкретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в которых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужного документа в рамках первичного комплекса, т. е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа.

В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов, поиск документов в информационной среде, т. е. в неограниченной совокупности информационных ресурсов, имеет свои особенности.

В частности, в Интернете он осуществляется с помощью поисковых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубрикаторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников, Наиболее популярными поисковыми системами в Рунете являются Яндекс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется Google. Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым словам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжированный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах.

Скорость поиска и полнота найденной документированной информации, с использованием как традиционных, так и автоматизированных технологий, зависят от качества и уровня имеющихся классификационных схем документов.

Разработка оптимальных вариантов поиска документов осуществляется в рамках отдельных специальных документоведческих дисциплин, в частности, таких научно-практических направлений, как архивная эвристика, библиографическая эвристика. Большое внимание вопросам оптимизации поиска документированной информации уделяется в информатике.

Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система.

Современная ИПС должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация д0кументов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело).

Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т. д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-22}, К-12, А-213 ит. д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизированной, так и традиционной поисковых системах.

В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

— название документа — классификатор названий документов,

— автор (корреспондент) — классификатор корреспондентов:

— заголовок документов или его краткое содержание — классификатор вопросов деятельности организации; резолюция — классификатор резолюций;

— исполнитель — классификатор структурных подразделений и (или) конкретных исполнителей;

— отметка об исполнении — классификатор результатов исполнения документов (причин неисполнения);

— адрес хранения — номенклатура дел.

Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в ОКУД, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции.

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между руководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т. д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставится служба ДОУ (управления делами, канцелярии ит. д.). В классификатор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы.

Классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы ит. д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из РКК и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-по. исковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не. исполненным и исполненным документам.

Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных. В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата информационно-поисковой системы. Вместе с тем необходимость обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

 

Вопросы и задания для самоконтроля

 

1. Дайте определение документа и документирования.

2. Какие материальные носители используются для документирования?

3. Поясните общие и специальные функции документа. Дайте классификацию документов по сфере их использования. Приведите классификацию документов по степени гласности (грифу ограничения доступа).

4. Какое место занимают информация и документы в современной системе управления?

5. Какие существуют формы управления организациями и как они влияют на формы документирования и состав документов, применяемых в управленческой деятельности организации?

6. Какова основная цель унификации управленческой документации? Каковы основные задачи совершенствования содержания и форм документов?

7. На какие основные группы можно разделить комплекс документов, регламентирующих вопросы ведения делопроизводства в Российской Федерации? Дайте характеристику документам каждой группы.

8. Для чего нужна классификация документов? Какие подходы к классификации документов применяются в документоведении и делопроизводстве?

9. Из каких элементов состоят тексты служебных документов?

10. Какие задачи решает унификация текстов? Назовите основные ее ВИДЫ.

11. Какие существуют типы унифицированных текстов?

12. Охарактеризуйте классификации по функционально-целевому назначению документов.

13. Каким образом классифицируют материальные носители документированной информации?

14. Как можно разграничить документы в зависимости от способов документирования?

15. Дайте определение понятия «система документации».

16. В чем состоят отличия функциональных и корпоративных систем документации?

17. Какие важнейшие функциональные системы документации сложились к настоящему времени в Российской Федерации?

18. Из каких систем и подсистем состоит научно-техническая документация?

19. Чем отличаются информационные ресурсы от всех других видов ресурсов?

20. Когда и почему произошло выделение в качестве самостоятельного комплекса научно-технической документации?

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).