Тема 4 ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Тема 4

ПОДГОТОВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

в результате изучения данной темы студент должен:

знать

·        организационно-распорядительные и информационно-справочные документы;

·        требования к стилю и оформлению официальных документов;

·        порядок употребления терминов, словосочетаний и аббревиатур;

·        свойства информации для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления;

·        язык и стиль официальных документов;

уметь

·        осуществлять оформление управленческой документации;

·        различать и составлять основные виды распорядительных документов;

·        составлять информационно-справочные документы;

·        правильно использовать термины и словосочетания;

владеть

·        навыками оформления служебных документов;

·        способностью разрабатывать основные виды документов;

·        языковыми нормами и стилем официальных документов.

 

4.1. Оформление управленческой документации

4.1.1. Требования к оформлению документов

Требования к оформлению ОРД определены ГОСТР 7.0.97—2016. С данным стандартом можно ознакомиться на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарта).

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов. При этом следует иметь в виду, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются реквизитами. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.

Нормативными актами закреплены следующие требования к оформлению реквизитов документов.

Гербы, эмблемы, товарные знаки и т. п. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Все вышеперечисленные реквизиты располагают по центру над наименованием организации. При этом эмблему или товарный знак допускается располагать на одном уровне с наименованием организации.

Наименование организации (филиала и т. п.) и данные о ней. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (рис. 4.1).

 

Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН / КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Сведения о документе. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Код формы документа проставляют по ОКУД.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организаций, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 марта 2017 г.», а также оформление Даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: «2017.03.05».

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает, регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», Мест, составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Адресаты. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица, При адресовании документа должностному лицу его инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Оформление текста. Заголовок к тексту включает краткое с0держание документа. Заголовок согласуется с наименованием вид8 документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

— о чем (о ком), например: «Приказ о создании аттестационной комиссии»;

— чего (кого), например: «Должностная инструкция секретаря: референта».

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, 38 головок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (‹имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков, Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками, Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на сле. дующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (рис. 4.2).

 

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами (рис. 4.3).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постанови. ЛИ», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или вы. воды (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

 

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ООО “Смоленскстрой” считает возможным»).

Приложения. Документы-приложения могут быть трех видов:

— утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

— поясняющие или дополняющие содержание другого документ

— направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документ в правом верхнем углу указывают:

 

Приложение к ………………………….…………………….№ ………

Наименование документа

 

Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должен соответствовать требованиям УСД, к которой относится документ-приложение.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: «Приложение: на 5 Л. В 2 экз.».

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

        

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5л, в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №...» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

 

Приложение № 2

к приказу Генерального директора

 ООО «Соленоид»

от 02.02.2022 №9

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Приложение: письмо ОАО “Хлебушек” от 14.12.2022 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 4 л.»

Если приложение направляют не во все указанные в документ адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: “Приложение: на З л. в 5 экз. только в первый адрес».

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №...» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительна самой длинной строки, Например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.02,2022 № 19

 

Согласование документа. Проект управленческого документа Должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в очередности, представленной на рис. 4.4.

 

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2022

 

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются.

Личная подпись А. С. Орлов

25.01.2022

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Лист согласования может выглядеть следующим образом:

 

«СОГЛАСОВАНО»

Зам. директора В. В. Вербицкий

19 февраля 2022 г,

Главный бухгалтер Т. К. Мироненко

17 февраля 2022 г.

 

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

— с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

— с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

— с общественными организациями — в случае необходимости;

— с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный ит. д.);

— с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Оформление такого согласования аналогично приведенному выше.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

23.02.2022

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и д гриф согласования оформляют по следующей форме: р,

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО «Колосок»

от 30.01.2022, № 1-805

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания совета директоров

ООО «Сладко»

от 21.12.2022 № 10

 

Утверждение документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Беловск»

Личная подпись И. В. Сергеев

Дата 12.01.2022

 

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО                «Беловск»

Личная подпись                                   И. В. Сергеев

Дата                                                          12.01.2017

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Подписи и печати. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за со. держание документа ответственны несколько должностных лиц, Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные я расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем, Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен Не на бланке, и сокращенное — на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении доку“ мента на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите «Подпись» центрировать Наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами Их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности 8 составе комиссии в соответствии с распределением.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В приложениях 6 и 7 представлены примерные перечни документов, подлежащих утверждению и на которых ставится гербовая печать.

Отметки на документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

 

П. П. Петров

924 45 67

        

При направлении документов в другую организацию автор рекомендует указывать имя и отчество исполнителя полностью, для того чтобы облегчить процесс общения. Для российского человека гораздо привычнее обратиться к кому-либо «Петр Петрович», нежели «господин Петров».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнений документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Например:

 

Вх. № 12345-02

от 20.02.2017

 

Отметка для автоматического поиска документа (идентификатор электронной копии) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (возможно в виде колонтитула). Она содержит имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

4.1.2. Требования к бланкам документов

Есть два основных формата бланков документов — А4 (210  х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, верхнее и нижнее; 10 мм — правое.

Для изготовления бланков документов используются реквизиты, указанные в ГОСТР 7.0.97—2016.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

На практике в бланк, как правило, включают еще и сведения об организации.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, реквизиты 08 наименование организации, 09 справочные данные об организации, 14 место составления или издания документа печатают На двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют в середине верхнего поля листа. Если документ оформлен на бланке, нумерация проставляется начиная со второй страницы (-2-, -3ит. д.). При этом на бланке оформляется только первая страница документа.

Примеры оформления бланков организаций представлены в приложении 2.

 

4.2. Системы документации

4.2.1. Организационно-распорядительные документы

В процессе своей работы организации создают множество доку. ментов, которые устанавливают правила работы организации, обеспечивают обмен информацией между руководством и подчиненными, между структурными подразделениями, между организацией и внешними контрагентами,

Организационно-распорядительные документы можно разделить на группы:

— организационные документы;

— распорядительные документы.

Рассмотрим составление отдельных документов из каждой группы подробно.

Организационные документы. В организационных документах определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений, а также регулируют различные аспекты их деятельности. К организационным документам относятся учредительные документы, которые определяют объем правоспособности юридического лица.

Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных документов является учредительным для различных юридических лиц, определяется соответствующим законом.

Положение — это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующий положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности.

При оформлении положений обязательно указываются наименование вышестоящей организации, наименование данной организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью утвердившей документ организации.

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации. В положения о подразделении, как правило, включаются следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— функции;

— права;

— структура и штат;

— ответственность;

— взаимоотношения с другими подразделениями.

В разд. «Общие положения» указывают место подразделения в структуре предприятия, его подчиненность, перечисляют нормативные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей работе. В разд. «Основные задачи» очерчивают круг вопросов, которые необходимо решать структурному подразделению. В разд. «Функции» определены виды работ, выполняемых в структурном подразделении. В разд. «Права» устанавливают права структурного подразделения, необходимые для осуществления своих функций. В разд. «Структура и штат» определяют внутреннее устройство структурного подразделения. В разд. «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, возникающие в результате выполнения возложенных на подразделение функций.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Например, в крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется Положением об архиве организации.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц, Должностная инструкция — документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России 97 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями и дополнениями. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Структура должностной инструкции представлена на рис. 4.5.

 

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность.

В разд. «Общие положения» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения на должность и освобождение от должности, и перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разд. «Основные задачи» указывают основные направления деятельности работника. В разд. «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником. В разд. «Права» определяют права работника, необходимые ему для выполнения своих обязанностей. В разд. «Ответственность» устанавливают, какую работник несет ответственность и за что конкретно. Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники могут нести и материальную ответственность. Основные принципы применения материальной ответственности рассмотрены в ТК.

Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен(-а)», и заверяет ее своей подписью с указанием даты ознакомления.

Инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по делопроизводству). Если в организации не разработана внутренняя инструкция по делопроизводству, то в качестве методического руководства не обходимо руководствоваться приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись. Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами, При этом количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. В разд. «Общие положения» инструкции указываются цели ее издания, область распространения, порядок я обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения ее в действие.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

Договор представляет собой правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Согласно ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договорами оформляются сделки купли-продажи, посреднические операции, аренда, поручительство и др., а также отношения работодателя и работника.

Любой договор можно разделить на четыре части (рис. 4.6).

В преамбуле указываются вид договора (договор купли-продажи, договор подряда, договор поставки и т. д.), дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, 4 также наименования документов, подтверждающих их полномочия. Существенные условия договора являются самой важной его Частью и определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Обычные условия договора влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и др.). На практике они обычно включаются в договор, но их отсутствие не влечет расторжения соглашения. Случайные условия изменяют либо дополняют обычные условия или условия, не предусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить свой договор.

 

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон; их юридические адреса; банковские реквизиты; указания на количество экземпляров договора; печати сторон; регистрационный номер.

Основные образцы ОРД представлены в приложении 3.

 

4.2.2. Распорядительные документы

С помощью распорядительных документов решают важнейшие вопросы управления.

Основные виды распорядительных документов, которые выпускают органы управления, в соответствии с действующим законодательством и компетенцией — это:

— приказы;

— указания (распоряжения);

— протоколы;

— решения.

Приказ — самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких-либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

— определение задачи или проблемы;

— сбор необходимой информации;

— подготовка приказа;

— согласование;

— подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности его двоякого толкования;

— определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения хо исполнителей;

— обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий к их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.

Дата приказа — это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «О создании...», «Об объявлении...», «Об итогах...» и т. д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме, Перечень приказов, утративших силу, Указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении). Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается Новая редакция конкретного пункта, например: «Пункт 2 приказа ОТ 22.09.2022 № 46 изложить в следующей редакции:...», и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, д иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от 12.10.2022 № 48»,

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: «Приложение № 1 к приказу по 000 “Принцип” от 09.01.2022 № 2».

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы. Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Другой экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на полях документа или на обратной стороне пишут слово «ознакомлен», ставят свою подпись и дату. Иной способ отметки об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.

Указание (распоряжение) — распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»,

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др. Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляют на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указывают наименование предприятия, название документа — «Протокол», дату, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:

 

Протокол

заседания Совета директоров

16.01.2022 № 1

 

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

— «Председатель» и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;

— «Секретарь» и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;

— после слова «Присутствовали» указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество. В протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;

— в разделе «Повестка дня» раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «© создании...», «Об объявлении...», «Об итогах...» и т. д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

— «Слушали:...»;

— «Выступили:...»;

— «постановили (Решили);…».

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью, (д. держание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.

В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол содержит только обсуждавшийся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю. Полный протокол содержит не только обсуждавшийся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают — председатель и секретарь.

Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов «Верно», наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы ДОУ.

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).

Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указываются причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с наименования органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ» (прописными буквами). Решение состоит, как правило, из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель (организация, подразделение или должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем или секретарем коллегиального органа, регистрации (присвоения ему номера) и проставления даты (соответствует дате проведения заседания коллегиального органа, его принявшего).

Основные образцы распорядительной документации представлены в приложении 4.

 

4.2.3. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы, факсограммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата другому, либо для фиксации каких-либо сведений. На основе резолюции руководителя такие документы могут послужить основанием для принятия отдельных решений или подготовки распорядительных документов.

Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируют факты, события или действия (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении Лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи его составления, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Аку подписывается всеми членами комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Акты, затрагивающие материальные и финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью.

С содержанием актов знакомят лиц, чью деятельность они затрагивают. После ознакомления эти лица в конце акта пишут «С актом ознакомлен», ставят дату и подпись с расшифровкой. В случае отказа этих лиц от подписания акта после отметки об этом, составители акта расписываются еще раз. Желательно также один экземпляр акта выдавать «актируемому» под расписку.

В справках описываются или подтверждаются различные факты и события.

Обычно справки бывают двух видов:

— содержащие информацию, необходимую в процессе управления (например, бухгалтерские справки);

— подтверждающие те или иные юридические факты и выдаваемые заинтересованным лицам.

Для целей управления постоянно требуется различная производственная информация, одним из способов передачи которой являются справки. Справки могут быть внутренними (для руководства или для параллельной структуры) и внешними (например, для головной компании).

Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, с0ставляемые по запросам внешних организаций, подписывает руководитель предприятия. В справках для внешних пользователей указывают дату или период времени, к которому относятся запрашиваемые сведения. Такие справки имеют обязательный реквизит «Заголовок к тексту».

Если в справке излагают данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Содержимое справки может быть оформлено в виде таблицы, содержащей цифровую или словесную информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Названия граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если под заголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Справка, необходимая для управления, может выглядеть следующим образом.

Согласно ТК администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. Содержательная часть справки, составляемая по просьбе работника, начинается с его фамилии, имени и отчества (полностью) в именительном падеже, затем излагается запрашиваемая им информация. Если справки регистрируют в специальном журнале, то необходимо указать порядковый номер документа. В справке обязательно должна стоять дата. В конце справку подписывает уполномоченное на то лицо, и она заверяется печатью организации.

Докладная записка — документ, информирующий руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившихся ситуациях. Докладная записка может быть подготовлена по указанию руководства или по инициативе работника.

По своему содержанию докладные записки могут быть инициативными (составляются с целью побудить адресата принять определенное решение и содержат не только факты, но и конкретные предложения), информационными (составляются регулярно и содержат сведения о деталях или результатах выполнения работ) или отчетными (информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении распоряжений и т. п.).

В докладной записке обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»).

Докладную записку оформляют на простом листе бумаги с указанием реквизитов, представленных на рис. 4.7.

В конце документ подписывается составителем.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета).

Объяснительные записки бывают двух видов:

— в записках первого вида поясняют содержание отдельных положений основного документа;

— в записках второго вида работники предприятия пишут о причинах своих поступков или комментируют какие-либо события.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладным Запискам (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

 

Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин его написания, а вторая, заключительная — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т. п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

— вступление;

— основное содержание;

— заключение,

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

— ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

— констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу или телетайпу). Используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от того, какая категория указана: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается телеграмма, печать и дата. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только 8 тех случаях, если организация не имеет условного телеграфного (или телетайпного) адреса, который зарегистрирован на телеграфе. Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например:

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГАЛС КЕДРОВУ или

МОСКВА АЗИМУТ СОЛОВЬЕВУ

 

Если телеграмма одного содержания направляется в несколько адресов пунктов, то адрес оформляется таким образом:

 

КРАСНОЯРСК КРАСНОЯРСКТЕЛЕКОМ

копия КРАСНОЯРСК АДМИНИСТРАЦИЯ

 

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме. В нем отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме «не») и знаки пре. пинания. Знаки препинания употребляют только в том случае, если их отсутствие может исказить смысл текста. При этом допускается их обозначение условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — за. пятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКБ — скобки. Цифры и числа пишутся словами. Цифрами обозначают только заводские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов, Слово «номер» обозначается условно как НР.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах (первый направляется на телеграф, второй подшивается в дело) на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма.

Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой. К такой информации относят напечатанные обычным способом наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с 0собым способом передачи (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т. п. случаях.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. При большом количестве телефонограмм в деятельности организации целесообразно разработать бланки для них. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование организации — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации — получателя документа, должность и фамилия с0трудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не должен превышать 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.

При составлении телефонограммы следует придерживаться следующих правил: информация должна быть краткой и точной, текст не должен содержать сложных логических оборотов и трудно выговариваемых слов.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, при этом слова, плохо воспринимаемые на слух, следует передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначена полученная информация,

Факсограмма — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы, поэтому требования к оформлению документов, передаваемых по факсу, идентичны требованиям к подготовке соответствующих видов документов. Иногда по факсу могут передаваться другие виды документов (счета, копии платежных поручений и т. д.).

Входящие факсограммы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи: наименование (код) отправителя, номер факса, дату и время передачи, количество страниц. Факсограммы должны регистрироваться сотрудниками, ответственными за регистрацию остальных документов. Исходящий факс оформляют в одном экземпляре, соблюдая все необходимые требования, после передачи он подшивается в дело.

При этом следует помнить:

— объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов формата А4;

— ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ;

— запрещается передавать документы с грифом ограничения доступа;

— факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, который заверен лицом, подписавшим факсограмму.

Основные образцы информационно-справочной документации представлены в приложении 5.

 

4.3. Язык и стиль официальных документов

4.3.1. Языковые нормы и стиль

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль — функциональная разновидность языка. Это система Языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной  сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, художественной литературе, делопроизводстве и др.). В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. В средствах массовой информации в агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке — научный стиль, в общении — литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и другие языковые разновидности.

Практически каждый стиль — сложное языковое явление, включающее подстили — разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиль выделяются дипломатический, законодательный, судебный, управленческих документов подстиль или деловой стиль.

Культурная речь — всегда речь нормированная. Норма в языке — это совокупность употребляемых общепризнанных языковых средств, считающихся правильными и образцовыми. Нормы складываются исторически, в процессе общественной речевой практики.

Языковеды различают нормы общелитературные и нормы стилевые, или функционально-стилевые. Общелитературная норма — это правила, принятые в литературном языке. Стилевая норма — правила употребления языковых средств в том или ином функциональном стиле. Каждый функциональный стиль имеет свои нормы, причем то, что уместно в одном стиле, может быть совершенно неприемлемо в другом.

Нарушение нормы воспринимается как языковая ошибка. Естественно, что культура делового общения предполагает владение не только общелитературными языковыми нормами, но и стилевыми.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

— участники делового общения преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

— характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

— предметом делового общения является деятельность организации — управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

— управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

— большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, — повторяющиеся, однотипные.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

— официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует 06 определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

— адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю — должностному лицу, организации, группе организаций;

— актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

— объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

— убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

— полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.). Для делового стиля в целом характерны:

— нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;

—  точность и ясность изложения; лаконичность (краткость) текста;

— использование языковых формул;

— использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

—  преобладание страдательных конструкций над действительными; ограниченная сочетаемость слов;

—  использование конструкций с последовательным подчинении слов в родительном или творительном падеже;

—  употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

—  преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения. Норма официального делового общения — нейтральный тон изложения.

Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру. Участники делового общения действуют от имени организаций, учреждений, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц. По этой причине личный, субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму. Из языка деловых писем исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Однако не следует считать, что деловое письмо вообще лишено эмоций. Цель большинства писем — заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении только словом. Деловое письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность документа должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Констатирующе-предписывающий характер изложения. Особенность делового стиля состоит в том, что, какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер. В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, описание, рассуждение.

Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности. Способ изложения текста в форме повествования характерен, прежде всего, для художественной литературы, но и в деловой речи он присутствует в таких документах, как протоколы заседаний, акты, отчеты, автобиографии и др. Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи, раскрывается внутренняя связь явлений.

Рассуждение — это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов. Рассуждение лежит в основе научной речи, но также используется и в деловой.

Описание - способ изложения, в котором раскрывается суть Ка” кого-либо явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности. В описании, как правило, дается общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны, Описание присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например: “Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм»,

В приведенном примере настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола: «Комиссия провела проверку и установила...».

Независимо от конкретного содержания и способа изложения текста значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующе-предписывающий характер.

Точность и ясность изложения. Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность его понимания адресатом, исключает всякого рода двусмысленности. Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важна в деловом общении; при этом не имеет особого значения скорость восприятия, поскольку текст документа — письменный, рассчитанный на зрительное восприятие и, как правило, длительную работу с ним. В этих условиях лавное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность изложения текста определяется, прежде всего, четкостью, прозрачностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Стремление к точности и ясности изложения выработало особый тип предложения в деловой речи.

Лаконичность (краткость) текста. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, несущих дополнительного смысла.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением его объема и, следовательно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие, Требование краткости заставляет более четко формулировать Тему письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Использование языковых формул. Одна из особенностей дело. вой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:

—  «Сообщаем, что по состоянию на... »;

—  «Направляем на рассмотрение и утверждение...»;

—  «В соответствии с договоренностью, достигнутой...»;

—  «Просим Вас рассмотреть вопрос...»;

—  «Принимая во внимание, что..., просим...”.

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:

— «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...»;

— «Претензии по гарантии следует предъявлять...»;

— «...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции».

Владение деловым стилем — это в значительной степени знание языковых формул и умение их употреблять. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

 

4.3.2. Использование терминов и словосочетаний

Термин — слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере ДОУ.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины, определения».

При употреблении терминов в письме необходимо следить тем, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов:

— дать официальное определение термина;

— расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

— убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в тексте письма нередко вызывает трудности, обусловленные, как правило, незнанием значений терминов или искажением их структуры. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема постоянно изменяется: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. При этом один и тот же термин нередко подучает новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию), или, напротив, одно и то же понятие обозначается несколькими терминами — явление, называемое синонимией терминов.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Термины-синонимы — это термины, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (например, термины «анкета», опросный лист», «вопросник»).

Термины-синонимы могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Полные синонимы — чрезвычайно редкое явление в языке, поэтому при использовании терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо выделить в тексте, а также на практику их употребления. Например, термины «договор», «контракт», «оглашение» являются терминами-синонимами, но различаются практикой употребления:

— в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте);

— в гражданском — двух- и многосторонние сделки называются договорами;

— во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»;

— договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Применение лексических и графических сокращений. Длинные слова и словосочетания неудобны в речи, поэтому в целях ее сжатия вместо полных слов используются сокращения.

Различают два основных вида сокращений, которые представлены на рис. 4.8.

 

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют в речи как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Существует несколько типов лексических и географических сокращений, они представлены в табл. 4.1 и 4.2.

Таблица 4.1

Типы лексических сокращений (аббревиатур)

Тип сокращений	Примеры
Инициальные	— Буквенные: АКБ, СП, МП; — звуковые: ГОСТ, ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, вуз; — буквенно-звуковые: ГУВД, НИОПИК
Слоговые	Зампред, Доринвест, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз
Частично сокращенные слова	Мослесопарк, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза
Усечения	Зам., зав., спец., пред.
Телескопические	Рация, бионика, мопед
Сметанного типа	ВНИИторгмаш, МосгорБТИ

 

 

Таблица 4.2

Типы графических сокращений

Тип сокращений	Примеры
Точечные	др. — другие, т. п. — тому подобные, см. —  смотри, эт. — этаж
Дефисные	г-н — господин
Косолинейные	п/о — почтовое отделение
Нулевые	т, кг, см, л
Комбинированные	ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. — северо-западный

 

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с прописной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий (Минздрав, Моспроект), и со строчной, если обозначают родовое понятие (госархив, турагентство).

Инициальные аббревиатуры, независимо от того, являются они обозначением имени собственного или нарицательного, пишутся, как правило, прописными буквами: МГУ, ГРЭС, ГОСТ, ЛЭП за исключением некоторых аббревиатур, образованных от имени нарицательного: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, а во второй — строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники. Аббревиатуры смешанного типа, образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв, пишутся следующим образом: если аббревиатура обозначает имя собственное, то в первой части первая буква — прописная, остальные — строчные.

Если аббревиатура обозначает имя нарицательное, все буквы первой части пишутся строчными буквами, а вторая часть — прописными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. При употреблении графических сокращений следует помнить, что сокращение не должно оканчиваться на гласную. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются; исключение составляют: гг. — годы, 1, — пункты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, Не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком фрагменте текста, например: «Произошло повторное КЗ на 1-й секции с. ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».

При употреблении в тексте документа сокращений следует проанализировать:

— удобно ли сокращение для произнесения, запоминания;

— не совпадает ли оно с уже существующим сокращением для 9бозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Употребление страдательных конструкций. В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций:

— действительный залог: «мы рассмотрели ваши предложения»,

— страдательный залог: «нами рассмотрены ваши предложения».

При употреблении действительного залога внимание акцентируется на субъекте действия, при употреблении страдательного - на самом действии.

В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает...»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т. п. Такого рода обороты — одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов. Самыми широкими возможностями сочетаемости с другими словами обладают слова в литературной речи. Одна из особенностей деловой речи — ограниченная возможность слов вступать в смысловые отношения с другими словами.

 

Желательно: — направить на рассмотрение, — передать в управление, — осуществлять контроль, — вносить предложения, — предоставить кредит, — пострадать в результате событий

Нежелательно: — выслать на рассмотрение, — передать для управления, — вести контроль, — давать предложения, — выдать кредит, — пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетание к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста и его восприятии.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном, например: «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)». В литературной речи такие фразы неприемлемы. Широкое их использование в деловой речи объясняется, по-видимому, тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным. В деловой речи чрезвычайно активно вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия и глаголов, например: оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать. Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект. Очевидно, поэтому в условиях делового общения получили широкое распространение словосочетания из отглагольного существительного и глагола, которые не только называют действие (произвести, оказать, провести), но и обозначают предмет действия (ремонт, помощь, учет).

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым), с обособленными оборотами (причастными, деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др. Например: «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

Из сложных предложений наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные, например: «При условии нанесения на стальные тонкостенные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом. Если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того что»,  «в силу того что», «вследствие того что».

Заимствованные слова. В настоящее время в нашей речи появилось огромное количество новых слов, среди которых можно найти множество заимствованных. Заимствования широко используются и в деловой сфере.

Заимствование — это элемент чужого языка (слово, морфема синтаксическая конструкция и т. п.), перенесенный из одного языка в другой в результате языковых контактов, а также сам процесс, перехода элементов одного языка в другой. Обычно заимствуются слова, реже синтаксические и фразеологические обороты.

Существует следующая классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

— слова, утратившие какие бы то ни было признаки нерусском, происхождения;

— слова, сохраняющие некоторые внешние признаки иноязычного происхождения;

— общеупотребительные слова из области науки, Политики, культуры, известные не только в русском, но и в других европейских языках.

Такая классификация, используемая в стилистике, преследует практические цели — выработать рекомендации к употреблению в речи тех или иных иноязычных слов.

Заимствованные слова, получившие всеобщее распространение и закрепившиеся в составе межстелевой русской лексики, с точки зрения стилистики не представляют интереса. В стилистической оценке нуждаются заимствованные слова, имеющие ограниченную сферу употребления. Изучение и своевременная фиксация иноязычных слов, постоянно пополняющих литературный язык, необходимы для успешной борьбы с ненужными заимствованиями, которая остается одной из важнейших составных частей культурно-регулятивной деятельности в области языка.

Рассматривая в процессе анализа заимствованной лексики преимущественно именную лексику, можно выделить приведенные ниже группы слов.

1. Иноязычные слова, именующие банковские операции. В эту группу включены слова, обозначающие проводимые банками операции по привлечению и размещению денежных средств и ценных бумаг, осуществлению расчетов и т. д. Приведем примеры:

— инкассо (итал. incasso) — вид банковской операции, состоящий в получении банком причитающихся клиенту денег;

— аккредитив (нем. Akkreditiv, фр. accreditif, лат. accreditivus — доверительный) — 1) (конец ХIХ в.) — вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, работу, услуги немедленно по исполнении обязательств; 2) (первая половина ХХ в.) — именная ценная бумага, удостоверяющая право лица, на имя которого она выписана в банке, получить указанную в ней сумму в любом банке;

— сальдо (конец ХIХ в.; итал. saldo —расчет, остаток) — в бухгалтерском учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов;

— кредит (начало ХVIII в.; лат. creditum — ссуда) — 1) предоставление денег или товаров в пользование на срок на условиях возвратности и, как правило, с уплатой; 2) сумма, в пределах которой разрешен расход на определенные цели.

Составляющие данной группы являются терминами. Большинство из них не имеет терминологических эквивалентов в русском языке, поэтому их использование в сфере делового общения вполне уместно и оправданно.

2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо. Слова, объединенные в данную группу, обозначают действие по предоставлению кому-либо материальных средств или гарантий. Приведем примеры:

— консультация (вторая половина ХVIII в.: лат. consultatio) — совет, разъяснение специалиста по какому-либо вопросу;

— сервис (начало ХХ в.; англ. service) — обслуживание, удовлетрорение бытовых нужд населения;

— гарантия (конец ХVIII в.; фр. garantie) — ручательство, условие, обеспечивающее что-либо.

3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо. Слова, вошедшие в обозначенную группу, называют действия по воплощению чего-либо в действительность или приведению чего-либо в исполнение, например: эксплуатация, реализация, организация.

4. Слова, именующие документацию. В данную группу входят ‹лова, называющие любую документацию независимо от сферы ее функционирования. Это, например, ноу-хау (вторая половина ХХ в.; англ. Know-how — знаю, как) — техническое знание, опыт, документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.

5. Группа слов, именующих печатные издания. Слова, вошедшие р данную группу, называют то, что издается или издано: брошюра, буклет.

6. Слова, именующие время. В названную группу входят словарные единицы, характеризующие время в любой интерпретации: квартал, период, дата.

7. Слова, именующие место. Данная группа объединила слова, именующие какое-либо пространство, которое занято или может быть занято кем-либо: район, тракт.

В текстах служебной корреспонденции часто используются псевдо иностранные слова, которые могли возникнуть в ареале русского языка, но на базе элементов классических языков. Надо заметить, что иноязычное происхождение подобных слов уже не так ощутимо на современном этапе развития русского языка, поскольку они прижились в его рамках и обрели статус русифицированных. К числу освоенных русским языком можно отнести, например, такие слова, как экономика (от лат. economia — хозяйство, от греч. Oikonomike — искусство ведения домашнего хозяйства); квартал (от лат. quartus — четвертый); график (от греч. graphikos —начертанный); пункт (от лат. Punctum — точка).

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы. Например, заимствованное слово — импорт и русское слово — ввоз.

Употребление иноязычных терминов связано с тем, что семантика русских аналогов недостаточно отражает официальность и значимость понятий. Подобный факт также является следствием интенсивного влияния английского языка в сфере делового особенно в данный период. Заимствование иноязычной лексики - процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах, как в деловой речи, так и в других областях не вредит языку, а, наоборот, обогащает его.

Требования к абзацам текста. Известно, что абзац — фрагмент печатного текста от одной красной строки до другой. Но не всегда мы осознаем, какие возможности дает нам деление текста делового документа на абзацы. А они поистине значительны, и специалист, понимающий это, держит в своих руках дополнительный ключик к установлению контакта, взаимопонимания между ним и его адресатом.

Лингвисты высказывают различные предположения о том, что такое абзац в содержательном смысле. В основу берутся разные признаки: относительная тематическая завершенность, синтаксическая целостность, логика развития мысли и др. Для практика же важно понимание целей, которым может служить абзац в структуре тех ста.

Если главное назначение делового письма — донести до читателя какую-либо информацию, направить его действия в нужном адресанту русле, то и абзац, в конечном счете, должен работать на достижение поставленных составителем документа задач. Поэтому главная цель абзацного деления — воздействовать на получателя. Красная строка обращает на себя внимание, и содержание начала абзаца лучше закрепляется в памяти читающего. Поэтому абзацем хорошо выделить ту часть текста, на которую, по замыслу, адресат должен обратить особое внимание.

Абзацное членение служит композиционной ясности текста. И логически выстроенное сообщение, части которого выделены графически, легче будет усвоено адресатом. Обычно выделяют значимые части текста, которые представлены на рис. 4.9.

Особенно важно понимать, что абзац — средство воздействий на адресата на невербальном (несловесном) уровне, и для достижения коммуникативной цели нужно использовать максимум возможностей, действующих как на сознание, так и на подсознание. С абзацем связана возможность выразить специфику функционального стиля, жанра речи и особенности индивидуального слога. И последнее, Текст с небольшими абзацами легче читается, Крупные блоки текста, никак графически не расчлененные, отпугивают читателя, и если он не заинтересован в предлагаемой информации, то все усилия по составлению послания окажутся тщетными  — оно останется непрочитанным.

 

Деление текста на абзацы основывается, как правило, на субъективных критериях, является делом вкуса и языкового чутья человека. Определяет принципы деления текста в первую очередь цель отравителя. Но существуют и объективные принципы членения текста на абзацы. Знание этих принципов, учет значения абзацного членения для восприятия текста позволяет добиться взаимопонимания в непростом виде общения с помощью письменных знаков.

 

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Какие общие требования предъявляются к подготовке и оформлению документов?

2. Какой принцип использован при построении системы потребительских форматов бумаги? Какие форматы бумаги используются для создания управленческих документов?

3. Что такое реквизит документа? Сгруппируйте реквизиты организационно-распорядительных документов в зависимости от их целевого назначения и дайте им краткую характеристику.

4. Что такое формуляр документа? Какие виды формуляров вы знаете?

5. Выберите варианты правильного оформления реквизита «Дата»:

а) 17 января 2017 г.;

6) 17 января 17 г.;

в) 17.01.2017;

г) 17.01.17.

6. Сформулируйте заголовки к документам по следующим вопросам:

а) приказ — создается ЭК;

6) письмо — содержит просьбу по вопросу выделения дополнительных финансовых средств;

в) протокол — заседал координационный совет;

г) должностная инструкция — руководствоваться инструкцией будет секретарь.

7. Что такое ОРД? Какие основные группы документов выделяют в системе ОРД?

8. Какова цель разработки унифицированной системы ОРД? Какой принцип применен при построении УСОРД?

9. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

10. По какой схеме формулируются пункты распорядительной части приказа?

11. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

— автор документа — открытое акционерное общество «Арсенал» (ОАО «Прогресс»);

— текст:

«В целях сокращения и оптимизации документооборота в ОАО “Прогресс”

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации.

2. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.

3. Заведующему канцелярией С. К. Шипуковой представлять сведения © динамике документооборота в ОАО “Прогресс” ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным»; — подписывает приказ генеральный директор. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

12. Какие виды справок вы знаете?

13. В чем особенность оформления внутренних и внешних справок?

14. Какие виды докладных записок вы знаете?

15. Кем подписываются различные виды докладных записок?

16. Оформите докладную записку, используя следующие данные:

— адресат — заведующий отделом образования Администрации г. Белгорода К. В. Смолянов;

— текст: «По Вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована»;

— подписывает докладную записку ведущий специалист отдела образования В. В. Нечипоренко.

17. Какие виды актов подлежат утверждению?

18. Кем подписываются акты?

19. Оформите акт, используя следующие данные:

— заголовок: «О списании имущества»;

— текст: «Основание: приказ директора завода от22.07.2017 № 96 “О проведении инвентаризации”. Составлен комиссией: председатель — начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Белькевич, заведующий складом К. С. Сидоренко;

— В период с 22.07.2017 по 21.08.2017 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Ко. миссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию, Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр — в отдел снабжения; 2-й экземпляр — в бухгалтерию»;

— приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз.;

— подписывают акт председатель комиссии А. И. Петров, члены комиссии: В. Н. Белькевич, К. С. Сидоренко;

— утверждает акт заместитель директора открытого акционерного общества «Курский завод “Электроника”» С. Н. Пашкевич;

— все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

20. Из каких частей состоит текст протокола? Какова композиционная структура каждой части?

21. Какие документы относятся к организационно-правовым?

22. Какова основная функция организационно-правовых документов в управленческой деятельности?

23. Какие документы относятся к учредительным документам организации?

24. Какими нормативными документами регламентируется создание учредительных документов?

25. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам?

26. Каков срок действия организационно-правовых документов?

27. Какие документы регламентируют деятельность структурного подразделения и работников организации?

28. На основе каких нормативных документов разрабатывается должностная инструкция?

29. Каково основное назначение распорядительных документов?

30. Каково назначение информационно-справочных документов в управленческой деятельности?

31. Какие документы относятся к информационно-справочным документам?

32. Кто имеет право составлять и подписывать докладные записки, справки, предложения?

33. Каковы основные правила оформления различных чисел, цифровой информации?

34. Каковы особенности языка служебных документов?

35. Охарактеризуйте специфические признаки делового стиля языка.

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).