Тема 5 ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ

Тема 5

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДОВЫМ ОТНОШЕНИЯМ, ФИНАНСАМ, СНАБЖЕНИЮ И СБЫТУ

 

В результате изучения данной темы студент должен:

знать

·       виды первичных документов трудоустройства и их отличительные черты;

·       содержание трудового договора и общие требования к его оформлению;

·       состав документов персональной документации;

·       комплекс документов кадровой учетной документации;

·       классификацию учетных документов по финансовой документации;

·       основные документы по снабжению и сбыту;

уметь

·       различать обязательные и дополнительные условия трудового договора;

·       выделять обязанности кадрового органа по ведению личных дел;

·       определять основные этапы работы с обращениями граждан;

·       определять классификацию учетных документов;

·       определять виды и функции документов по финансово-расчетным операциям;

владеть

·       навыками работы с кадровой, отчетно-справочной, финансово-расчетной документации;

·       методикой составления основных документов по трудоустройству.

 

5.1. Документация по трудовым отношениям

5.1.1. Первичные документы трудоустройства

Заявление соискателя о приеме на работу. Рассмотрение первичных документов трудоустройства целесообразно начать с заявлений соискателя о приеме на работу.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую элементы, представленные на рис. 5.1.

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относят резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т. п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме. В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме - документ, постепенно вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме.

 

Грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, и объемистую анкету. Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать - что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке «идеального» резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В соответствии с рекомендациями, резюме - это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

- персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

- сведения об образовании (места учебы, перечисленные 8 обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

- сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

- сведения о профессиональных интересах (проблемы и на. правления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

- дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п.).

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

- сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме, например, «К сведению руководства компании “Вега”» при рассмотрении соискателей на вакансию «Менеджер по продажам», располагаются в левом верхнем углу листа на один-два интервала ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом);

- наименование документа (слово «резюме», напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Сведения об адресате», с выравниванием по центру, без абзацного отступа);

- заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например «Иванова Ивана Ивановича», располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

- текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10-12 кегля);

- подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким - такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование.

Добавим в заключение, что работа с резюме существенно упрощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного документировать прием на работу), если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде).

Приказы по личному составу. Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью ТК, на основании которой производится увольнение. После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит: «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, объяснительная записка, справка - вызов учебного заведения, график отпусков, контракт ит. д., причем статья ТК не входит в реквизит «Основание», а является частью формулировки текста самого.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.). Совокупность личных карточек формы Т-2 составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии ит. п.) и хранится на предприятии.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия, Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т--2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учета и т. д.).

Характеристика работника - это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на Должность и т, п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать (рис. 5.2).

 

         Составные части характеристики представлены на рис. 5.3.

 

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

Автобиография работника - документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу‚ на учебу. Форма изложения - повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким счетом, чтобы можно было составить представление о жизненном Пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

Сведения, указываемые в автобиографии, представлены на рис. 5.4.

Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

 

5.1.2. Трудовой договор

Общие требования к содержанию трудового договора. Вступление трудового договора в силу. Трудовые отношения между сотрудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, Когда руководителем организации принято принципиальное решение о приеме данного соискателя на работу в качестве сотрудника, \ представляет собой этот документ?

Трудовой договор - это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренных нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работник, заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Общие требования к содержанию и оформлению трудового до. говора определены ТК. Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу (нередко эти функции передаются секретарю руководителя). Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Одновременно работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Содержание трудового договора подробно описано в ст. 56 ТК. Указанная статья определяет, что обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК или иным федеральным законом;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки я поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовой договор могут быть включены дополнительные условия (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и КТ; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

В ТК понятие «организация» заменено на понятие «работодатель», что позволяет снять формальные препятствия для применения норм трудового законодательства в тех случаях, когда работодателем является физическое лицо.

Условия трудового договора для включения их в содержание договора подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные условия трудового договора включают помимо тех, которые перечислены выше, сведения о месте и дате заключения трудового договора, о представителе работодателя, подписывающего договор, и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. В ст. 59 ТК перечислены случаи, когда срочный трудовой договор заключается в обязательном порядке, а когда - по соглашению сторон. Определен срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Срок этот составляет три рабочих, а не календарных дня.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. В отдельных случаях, например, связанных с обучением, допускается заключение трудового договора с лицом, достигшим возраста 15 лет.

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок согласно ст. 58 ТК. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных ТК.

Согласно ТК все организации могут заключать срочный трудовой договор с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций независимо от их организационно. правовых форм и форм собственности. Работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей) разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками. Согласно ТК малым считается предприятие, в котором работает не более 35 человек, а если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 20 человек.

Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, с пенсионерами по возрасту, с творческими работниками, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу, и в некоторых других случаях.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий. Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении на работу работнику часто предлагается типовая форма договора, разработанная в данной организации. Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовой форме, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения. После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Работник должен приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не отмечен день начала работы, то работник приступает к работе на следующий рабочий день после вступления договор в силу. Если работник не приступил к работе без уважительных при’ чин в течение недели, трудовой договор аннулируется.

Общие требования к оформлению трудового договора. Состав документов, предъявляемых при включении трудового договора. Заключение трудового договора осуществляется по установленной форме, которая предполагает:

- письменное оформление трудового договора;

- составление трудового договора в двух экземплярах;

- подписание трудового договора обеими сторонами (сотрудником и работодателем).

При заключении трудового договора сотрудник предъявляет лицу, уполномоченному осуществлять его прием на работу, следующие документы:

- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

- трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или когда сотрудник поступает из ре боту на условиях совместительства);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (последнее обязательно при приеме на работу, требующую от сотрудника специальных знаний или специальной подготовки).

На основании представленных документов в трудовой договор вносятся необходимые сведения о сотруднике - персональные данные, данные о его образовательной и профессиональной подготовке, о его квалификации и т. д. Окончательно подготовленный вариант трудового договора предъявляется сотруднику для ознакомления.

Если в процессе ознакомления с содержанием трудового договора у сотрудника не возникло каких-либо вопросов или замечаний, то ему предлагается подписать трудовой договор (как правило, в двух экземплярах). После этого трудовой договор передается на подпись руководителю организации, Подписанные обеими сторонами договоры передаются сотруднику и работодателю на хранение (экземпляр последнего обычно помещается в личное дело сотрудника).

 

5.1.3. Личное дело сотрудника организации

Общие требования к оформлению ц ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело - группированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления. Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

- анкета (с последующими дополнениями);

- автобиография;

- копия документа об образовании;

- трудовой договор (второй экз.);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

- выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

- справки о состоянии здоровья сотрудника;

- справки с места жительства;

- заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 было утверждено «Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее - Положение). В соответствии с ним Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 № 640 не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации.

В соответствии с п. 16 Положения к личному делу гражданского

служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

6) собственноручно заполненная и подписанная гражданином российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии) (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 06.10.2020 № 616);

е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются) (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 01.07.2014 № 483);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются) (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 23.10.2008 № 1517);

3) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе граждан. и служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (в редакции указа Президента Российской Федерации от 23.07.2019 № 353);

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на Гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, 8 также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, в соответствии с рассматриваемым Положением входит:

а) приобщение документов к личным делам гражданских служащих;

6) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с Положением;

г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

д) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъектов Российской Федерации для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации № их обращениям;

е) информирование гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;

ж) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

3) обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представления указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации (за исключением сведений, составляющих государственную тайну).

Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены этим же Указом. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности РФ и государственные должности федеральной государственной службы, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

- приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;

- обеспечение сохранности личных дел;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

- предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);

- ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также - по просьбе указанных лиц - во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

Хранение личных дел сотрудников организации организуется р несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу сними, и его непосредственный начальник.

Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование - для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов - может производиться с разрешения начальника отдела кадров. Личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела я включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться 8 специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) - ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении (рекомендации по хранению дел представлены на рис. 5.5).

 

Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей РФ, хранятся кадровой службой соответствующем, федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию стран в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание указывается местонахождение документа).

Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних - располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).

 

5.1.4. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение

         Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, не прерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», который вступил в действие с 1 сентября 2021 г.

Главные изменения, введенные данным приказом, следующие.

1. Заполнение трудовых книг возможно не только от руки. Информации можно указывать, используя штампы или печать на принтере.

2. Дополнительное требование: указания дат в каждом разделе трудовых книжек осуществляются арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, а год четырехзначными).

3. Исключено требование о внесении информации в трудовую книгу при личном нахождении работника, устраивающего на работу впервые.

4. Нет необходимости в ознакомлении сотрудников со всеми записями, указывающими в личной карточке под роспись. В том числе нет необходимости в заверении подписями увольняемого работника всех записей, вписываемых в книгу в процессе работы.

5. Период для внесения записей в трудовую книгу (прием на работу / переводы / награждения) пять рабочих дней.

6. При увольнении по причине перевода работника на другую работу (постоянную) необходимо вписать наименование юридического лица или ИП, к которому он устраивается.

7. Для работников, осуществляющих деятельность дистанционно, конкретизировано, что данные вносятся исходя из желания удаленного работника при передаче им бумажной книги лично или посредством почты.

8. Данные о работе по совместительству можно вписывать как последовательно, так и блоками - единовременно о трудоустройстве и об увольнении.

В данном приказе регламентирован перечень подробных правил заполнения трудовых книжек, требований к хранению и учету. Любой организации, нанимающей работников, необходимо заводить трудовые книжки либо в бумажном, либо в электронном виде.

Требования к записям, заносимым в трудовую книжку.

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовым цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.», или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.

В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 г., для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться  ехническими средствами, например оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.

Порядок заполнения в трудовой книжке сведений о работнике.

Сведения, касающиеся работника, указываются в трудовой книжке на титульном листе. Это: Фамилия, Имя, Отчество; Дата рождения; Образование; Профессия, специальность. Внесение любых сведений осуществляется на основании предоставленных документов, паспорта и свидетельства о рождении.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии.

При смене фамилии работник должен предоставить документ, на основании которого в трудовую книжку будут внесены правки. Речь идет о свидетельстве о регистрации брака, либо свидетельстве о расторжении брака, либо свидетельстве о перемене имени.

Запись, касающаяся смены фамилии, должна вноситься по существующим правилам. Сначала перечеркиваются прежние данные, относящиеся к фамилии, имени, отчеству, дате рождения, затем рядом вписываются новые данные. Запись о реквизитах документа, в соответствии с которым была внесена запись о смене фамилии, делается на внутренней части обложки (номер, дата и орган, который выдал документ). Данные заверяются подписью руководителя и печатью организации.

Внесение в трудовую книжку сведений об образовании, профессии.

Данные, касающиеся образования и профессии, размещаются в трудовой книжке на титульной странице. Новые данные, связанные с образованием, профессией или специальностью, вносят в качестве дополнения к ранее внесенным. Зачеркивание изначальных записей не требуется. Новые записи становятся как бы продолжением прежних, после них через запятую.

Сведения о взысканиях.

Внесение сведений, касающихся взысканий, в трудовую книжку не требуется, помимо дисциплинарного взыскания, ставшего причиной увольнения.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе.

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках пяти рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Запись в трудовой книжке, связанная с переводом.

Бывает, что временный перевод становится постоянным. Тогда требуется внесение в трудовую книжку следующей записи: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставят порядковый номер записи, в графе 2 ставят дату, соответствующую фактичному началу исполнения работником обязанностей, обусловленных временным переводом, в графе 3 ставят название структурного подразделения, название должности, специальности либо профессии с указанной квалификацией, в графе 4 ставят дату и номер приказа либо иного решения, принятого работодателем, в соответствии с которым работника временно перевели и в соответствии с которым работника перевели на постоянной основе.

Запись в трудовой книжке, касающаяся совместительства.

Если работник изъявляет желание, в трудовую книжку можно заносить данные, касающиеся работы по совместительству. Такую запись делают на основном месте работы, в соответствии с документом, подтверждающим работу по совместительству. Запись безработному работнику, касающуюся его прежней работы по совместительству, может быть сделана непосредственно бывшим работодателем. Записи, касающиеся совместительства, перевода или увольнения, вносятся на основании хронологического порядка или блоками, одновременно касающимися и приема, и увольнения.

Исправления в трудовой книжке.

Не допускается зачеркивание записей, ранее внесенных в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Нельзя перечеркивать даже неправильные или признанные недействительными записи.

Запись в трудовой книжке, касающаяся смены названия организации.

В период работы может произойти изменение наименования организации. Запись, связанная с данным событием, вносится отдельной строкой, в графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 проставляют основание переименования: приказ, его дату и номер.

Запись об увольнении.

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указанав приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.

Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, - приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.

Увольнение по инициативе работника.

После прекращения трудового договора, обусловленного инициативой работника (ст. 77 ТК РФ), помимо данных об увольнении в трудовую книжку вносят запись со ссылкой на пункт ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ. Если трудовой договор расторгается по инициативе работника на основаниях, касающихся предоставления определенных льгот, внесение записи об увольнении осуществляется с указанием данных оснований.

Увольнение по инициативе работодателя.

Если увольнение работника обусловлено инициативой работодателя (п. 4 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносят запись, касающуюся увольнения со ссылкой на подпункт и пункт ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Увольнение, не зависящее от воли сторон.

Если прекращение трудового договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 10 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносят запись со ссылкой на пункт ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ.

Перевод.

Если увольнение работника связано с переводом на другую постоянную работу, находящуюся в другой организации, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывают порядок осуществления перевода: в соответствии с просьбой человека или его согласием, с наименованием ИП или организации, куда переводят работника. Запись о приеме делается на новом месте работы. В графу 3 раздела «Сведения о работе» заносят запись о приеме, с указанием принятия работника в порядке перевода.

Увольнение, связанное с переходом на выборную должность.

Если увольнение работника обусловлено его переходом на выборную должность, например, в другой организации, в трудовой книжке делают запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». На новом месте работы сначала указывается полное наименование выборного органа, а также сокращенное наименование выборного органа (если оно имеется), затем в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делают запись в отношении избранной работы (должности), а в графе 4 указывают решение, принятое выборным органом, с датой и номером его принятия.

Увольнение осужденного.

Если прекращается трудовой договор с осужденным по приговору суда, по которому он лишается права занятия определенных должностей или занятия определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносят запись, касающуюся основания, срока и должности, которую он лишен права занимать (или деятельность, которой он лишен права заниматься). Если осуждение работника было незаконным, все записи признаются недействительными. Работник вправе обратиться за получением дубликата трудовой.

Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении».

В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги:

а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий;

б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов);

в) награждения почетными грамотами либо  нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями;

г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.

При внесении сведений о награждении необходимо соблюдать следующий порядок: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.

Правила оформления дубликата трудовой книжки.

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

б) образования, профессии, специальности в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными впоследствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

При произошедшей массовой утрате трудовых книжек, обусловленной чрезвычайными ситуациями, стихийными бедствиями, для установления стажа работников органы исполнительной власти создают комиссию, состоящую из представителей работодателя, профсоюза, других заинтересованных организаций и представительских органов. После завершения работы комиссии составляют акт, с указанием в нем периодов работы, профессии (должности) и продолжительности трудового стажа работника. Работодатель, в соответствии с актом комиссии, обеспечивает работника дубликатом трудовой книжки.

При утере документов подтверждение стажа работы, установленного в соответствии со свидетельскими показаниями, возможно в судебном порядке. Такой і же порядок принят для выдачи дубликата трудовой книжки, особенно при непригодности трудовой книжки (вкладыша), которая может оказаться обгоревшей, порванной, испачканной. При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делают надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат», а также указывают его серию и номер.

Вкладыш в трудовую книжку.

После заполнения в трудовой книжке всех страниц книжку дополняют вкладышем. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша.

Порядок выдачи трудовой книжки работнику.

Выдача работнику его трудовой книжки возможна лишь при наличии письменного заявления. Выдача трудовой книжки осуществляется в течение трех рабочих дней после того, как работник подает заявление. Никаких записей в трудовой книжке в этом случае не вносится.

Переход на электронную трудовую книжку.

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку, бумажную ему выдают на руки, делая соответствующую запись: в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывают дату выдачи трудовой книжки, в графе 3 делают запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывают заявление работника, с указанной датой и номером его регистрации.

При увольнении.

Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.

После того как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов они продолжают храниться работодателем до востребования.

Правила учета и хранения трудовых книжек.

Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы.

Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.

Электронные трудовые книжки. В 2020 г. начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В законодательство внесены поправки в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Изменениям, которые вступили в силу 1 января 2020 г., подверглись Трудовой кодекс РФ и Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования. Согласно Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» фактически осуществляется постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в Пенсионный фонд России (ПФР) по кадровым операциям не предоставлялось.

С 1 января 2020 г. вступила в силу ст. 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в ПФР. Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу (т. е. все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном).

Электронная трудовая книжка - это полная база данных о карьере гражданина - его профессии, приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении и любой другой информации от работодателя. Компании теперь получают возможность собирать эти сведения в электронном виде и каждый месяц передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Хотя некоторые данные в электронную базу не попадут - например, о наградах работника.

Преимуществами электронной трудовой книжки являются:

- удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

- минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

- дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

- снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

- дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

- использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

- новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;

- высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

- информация о работнике;

- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

- место работы;

- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

- вид поручаемой работы;

- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

- причины прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление ПФР или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 г. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 г.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подали заявление в течение 2020 г., несмотря на то что они трудоустроены, работодатель также продолжает вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

5.1.5. Работа с письменными обращениями граждан

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан, или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Предложение - это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем. Таким образом, под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее, поэтому, требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций. Как видим, под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Термин «жалоба» в словаре определен следующим образом: «Жалоба обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т. д.» Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается так же несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства и регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса. Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Работа с обращениями граждан - это самостоятельный участок службы ДОУ. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями (рис. 5.6) надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него, прежде всего, порядок работы с этой категорией документов.

Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, например, К-121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

 

 

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении.

Суть регистрации - запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации. Регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210х148) или А6 (105х148). Количество экземпляров заполняемых РКК определяется исходя из потребностей организации контроля над исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1-й - для контрольной картотеки, 2-й - для справочной картотеки, 3-й направляется вместе с документом к исполнителю.

Прежде чем приступить к регистрации, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным. Таковым считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако в РКК при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его РКК делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражданин одно и то же предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу.

Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, В 194/1, В-94/2, В-194/3 и т. д. Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения, организации, предприятия. В этом случае работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям.

Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю.

Если вопрос требует только разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в РКК.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания. Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен как максимальный месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему
заявление или жалобу.

Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях безотлагательно, но не позднее семи дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю. Первичный контроль над своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан. К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль.
На всех экземплярах РКК и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль над исполнением ведется по РКК, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам. Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в РКК. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля над исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в компьютер обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, компьютер в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан.

Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах.

Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система «АСУ-заявление» способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан. Имеются типовые программы для ведения контроля над сроками исполнения документа на ПК и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра РКК в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству.

Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль над исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной
форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Работник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром РКК для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т. е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Внутри дела группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей, например: предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т. д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам. При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

5.2. Финансовая документация
5.2.1. Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям

Документирование хозяйственных операций осуществляется на основе действующего законодательства. Все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

Первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета). Кроме того, налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным Доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.

Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля над сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций. Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.). Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.

Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации, таковы.

1. К учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Росстатом в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений.

2. Первичные документы, о чем упоминалось ранее, для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов.

3. Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях непосредственно после ее окончания.

4. В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.

5. Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

За достоверность данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).

Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных не разрешаются никакие подчистки, помарки и не оговоренные исправления. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил. В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.

Допущенные по различным причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено «Исправлено» и подтверждено росписью лиц, подписавших документ.

За выпиской некоторых документов устанавливается специальный контроль. Например, при подготовке банковских чеков заполняется корешок чека. Многие документы, как правило, составляются под копирку. Копии остаются для последующего контроля или справок.

Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль над их составлением предполагают не допустить совершения неправильных и незаконных операций. Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальней шей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.

5.2.2. Классификация учетных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по основным признакам, они представлены в табл. 5.1.

 

                Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

- организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

- финансово-расчетные документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

- документы по снабжению и сбыту - материальные документы.

Учетные регистры - это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков (табл. 5.2).

 

По форме графления регистры бывают линейные и шахматные (рис. 5.7).

 

Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагают по горизонтали, а кредит в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета. Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета. По этой форме строится журнал-ордер.

Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со специальным графлением. На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов. В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток. При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение данная сумма.

Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев - и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов.

5.2.3. Способы исправления ошибок в финансово-расчетной документации

Есть несколько способов исправления ошибок в учетных регистрах (рис. 5.8).

Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка до подведения итогов за отчетный месяц. Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правильную запись. Исправление оговаривается на свободном месте документа и подтверждается подписью лица.

 

 

 

Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесения итогов в Главную книгу - исправление делают на основании бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные данные. Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную книгу, то в этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справкой, на основании которой делают правильную запись отдельной строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-ордер, в котором допущена ошибка.

Способом «красное сторно» исправляют ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонденция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность метода в том, что ошибочная запись сторнируется. Исправление производится на основании бухгалтерской справки.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены. Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета, первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. При разногласиях между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими первичными документами. Порядок их обработки и движения в организации с момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Работники производственных подразделений и функциональных служб организации заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графика. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в подразделения организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение документов, достоверность сведений, содержащихся в них, и своевременную передачу документов для отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписавшие документ. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов. В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий недостаточно выемки копий документов
и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предусмотренном ст. 9 НК.

5.2.4. Оформление открытия счетов предприятий

Для хранения денежных средств и осуществления расчетов банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и источников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

Организация - владелец счета имеет право самостоятельно распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установленные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о списании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без согласия организации производятся только бесспорные платежи: взыскание просроченных платежей в государственный бюджет, судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряжения вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители учреждений, получающие в свое распоряжение средства из бюджета для использования по целевому назначению, являются распорядителями кредитов. По широте предоставляемых им прав распорядители кредитов подразделяются на главных и нижестоящих.

Основная масса платежей производится в порядке безналичных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя. Это дает возможность высвобождать из обращения значительные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно небольшим количеством их призначительных оборотах хозяйственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за договорной и финансовой дисциплиной предприятий.

Для определенных видов платежей (выдача заработной платы, выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк выдает наличные деньги, а платежи производит организация.

Операции по расчетному (текущему) счету производятся учреждениями банка по документам специальной утвержденной формы, которые выписывают работники финансового отдела или бухгалтерии организации. Наиболее часто применяются следующие: платежное поручение, платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из расчетных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на аккредитив, на выдачу ссуды и др.).

Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджетных счетов организациям (учреждениям), а также правила совершения по ним операций определены соответствующими нормативными документами.

Для оформления открытия представляются документы, представленные на рис. 5.9.

Заявление об открытии счета представляется по утвержденной форме.

При открытии счетов учреждения банка осуществляют контроль над соблюдением действующего законодательства при создании и реорганизации организаций. Документом, подтверждающим законность создания или реорганизации организации, является приказ (распоряжение, постановление, решение) органа, который принял об этом решение в соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение банка представляется копия указанного документа, заверенная органом, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

Карточка с образцами подписей и оттиском печати представляется по утвержденной форме в двух экземплярах. В нее включаются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Карточка заверяется подписью руководителя (или его заместителем) вышестоящей организации и печатью или нотариальной конторой.

Все финансово-расчетные документы составляются за двумя подписями (первой и второй).

Право первой подписи принадлежит руководителю организации,  которому открывается счет. Первую подпись могут ставить также и должностные лица, уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие полномочия не запрещено вышестоящей организацией. В тех случаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсутствие указанной оговорки означает право на передоверие.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Он санкционирует законность производимых операций. При отсутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи может быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае владелец счета за подписью руководителя делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в штате отсутствует счетный работник.

Руководители производственных подразделений, входящих в состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастерских подписывают денежно-расчетные документы единолично, если в штате нет счетного или другого работника, на которого можно возложить ведение бухгалтерского учета.

В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) подписываются руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

Свободные строки в месте, отведенном для образцов подписей, должны быть прочеркнуты. В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи. При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем или главным бухгалтером, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в указанном порядке.

Для финансирования строящихся предприятий в учреждениях банка могут открываться временные текущие счета на имя руководителя дирекции строящегося предприятия. Для открытия такого счета представляют ходатайство соответствующего министерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о назначении представителя или директора строящегося предприятия; карточку с образцами подписей. Срок действия счета не может превышать срока, предусмотренного по плану предприятия. Передоверие рас-
поряжения счетом не допускается.

 

5.2.5. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям

Денежный чек - распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.

Расчетный чек - распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.

Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка. Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчетных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо перечислением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчиков в банке.

Счет-фактура - это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Они используются для контроля над выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

- наименование и адрес поставщика;

- местонахождение и номер расчетного счета поставщика;

- наименование и адрес грузополучателя;

- местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя;

- порядковый номер;

- дата;

- перечень отпускаемых товаров;

- количество товара;

- цена;

- сумма;

- способ отправления;

- номер квитанции (накладной);

- ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка.

Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.

Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.

Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- точное наименование ревизуемой организации;

- дата составления акта;

- фамилии, имена и отчества, а также должности членов комиссии;

- номер и дата приказа руководителя организации, на основании которого назначены члены комиссии;

- фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы;

- содержание акта ревизии с обязательным указанием остатка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи);

- объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту);

- подписи лиц, участвовавших в составлении акта. Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземплярах, причем один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу - кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.

Платежное поручение - это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках.

Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние.

Платежное поручение имеет следующие обязательные реквизиты:

- наименование и адрес плательщика;

- местонахождение и номера расчетных счетов получателя и поставщика;

- сумма платежа, которую перечисляет плательщик;

- дата;

- основание;

- подписи руководителя организации и главного бухгалтера;

- печать.

Платежными поручениями могут производиться различные расчеты (рис. 5.10).

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным.

Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Организация-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

 

5.3. Документы по снабжению и сбыту
5.3.1. Договоры

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность организаций, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества организаций построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.
Несмотря на то что нет универсальной формы договора, и договор - это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора (табл. 5.3).

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

По договору бытового заказа предприятия бытового обслуживания населения выполняют для заказчиков определенную работу. Работа может выполняться из материала предприятия или заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ.

Договор бытового заказа оформляется письменно. Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон предприятия службы быта, наименование и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фамилия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказчика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы полученного аванса), срок исполнения заказа.

Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи индивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник, манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказчика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким метром на столе.

Претензии на неудовлетворительное качество исполнения заказа принимаются предприятиями службы быта в течение 10 дней со дня получения заказа, а по скрытым порокам одежды в течение шести месяцев, головных уборов - одного месяца.

 

        

Квитанция служит основанием для своевременного получения заказа. При утере квитанции заказ выдается по письменному заявлению заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не имеющие по действующим правилам паспорта, предъявляют документ, заменяющий паспорт.

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В соответствии с существующим законодательством договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с приемом от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с выдачей напрокат населению предметов культурно-бытового назначения.

По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму. Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве. По договору поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива заключения договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и предприятие-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства. Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

5.3.2. Доверенности. Накладные. Наряды

Доверенность - документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Официальная доверенность (от имени юридического лица) выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

- название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

- полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес;

- дата выдачи доверенности;

- номер;

- срок действия доверенности;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

- серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в котором должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;

- образцы подписи получателя доверенности;

- подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано...страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль над соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения.

Реквизиты личной доверенности:

- название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

- фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;

- фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

- содержание доверенности;

- наименование организации, в котором должны быть произведены операции по доверенности;

- подпись лица, выдавшего доверенность;

- дата выдачи доверенности;

- должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

- дата удостоверения подписи;

- печать.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся заработной платы.

5.3.3. Коммерческие акты

Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; не передаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 часов после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Реквизиты коммерческого акта:

- наименование документа (коммерческий акт);

- номер, дата и место составления;

- скорость перевозки грузов;

- номер и дата накладной;

- наименование пунктов отправления и назначения;

- наименование отправителя и получателя;

- сведения о средствах транспорта и соответствующие отметки в накладной;

- результаты проверки груза;

- описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков;

- заключение экспертизы;

- дополнительные сведения и отметки;

- подписи лиц, составивших коммерческий акт.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

5.3.4. Претензионные письма

Согласно действующему законодательству предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.

Претензия - это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.

В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны:

- требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему;

- основания требований заявителя;

- срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;

- при необходимости - банковские реквизиты заявителя.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению). При полном или
частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

 

5.3.5. Исковые заявления

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения. Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предприятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

- наименование арбитража;

- наименование и адреса спорящих организаций;

- наименование министерств или ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

- изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска;

- ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств;

- требования истца;

- причины возражения другой стороны;

- сумма иска;

- дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.

 

 

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Что такое документы по личному составу и личные документы? В чем разница между этими понятиями?
2. Какие виды и разновидности документов относятся к категории документов по личному составу?
3. Какие реквизиты используются при оформлении заявления? В чем состоит особенность формуляра заявления о приеме на работу по сравнению с формулярами заявлений о переводе, увольнении, предоставлении отпуска?

4. Оформите заявление о приеме на работу от своего имени, используя следующие данные:

- адресат - директор частного унитарного предприятия «Восход»;

- должность - секретарь-машинистка;

- все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
5. Какие сведения отражаются в автобиографии?
6. Составьте и оформите автобиографию.
7. Оформите представление о переводе на другую работу, используя следующие данные:
         - адресат - директор Республиканского унитарного предприятия «Электронные офисные системы»;
         - текст: «Самусенко Игорь Семенович, программист І категории отдела автоматизации документооборота, работает в этой должности с 01.07.2002. За это время проявил себя грамотным квалифицированным специалистом, способным не только выполнять самостоятельную работу, но и руководить коллективом исполнителей. Принимал участие в разработке автоматизированных систем ДОУ в ряде министерств и государственных комитетов страны, возглавлял рабочую группу по разработке технического задания для проекта "Автоматизированная система документационного обеспечения". В связи с изложенным прошу перевести Самусенко И. С. на должность ведущего программиста отдела автоматизации документооборота»;

- подписывает представление начальник отдела автоматизации документооборота А. И. Иванов;

- все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
8. Какие виды объяснительных записок вы знаете?
9. Кто подписывает объяснительную записку и на чье имя она адресуется?
10. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению характеристики? Какие сведения в ней отражаются?
11. Из каких композиционных частей состоит текст приказа по личному составу? В чем особенность структуры текста приказов по личному составу по сравнению с приказами по основной деятельности?
12. Оформите сводный приказ по личному составу, используя следующие сведения:

- наименование организации общество с дополнительной ответственностью «Амалфея»;

- текст: «1. ПРИНЯТЬ: НЕСТЕРЕНКО Юлию Владимировну на должность секретаря-машинистки с 01.08.2014 по контракту на 2 года с окладом согласно штатному расписанию. 2. УВОЛИТЬ: ГРАБОВСКОГО Михаила Андреевича, помощника директора, 31.07.2017 по собственному желанию в соответствии со ст. 40 ТК. Очередной отпуск использован по 31.02.2017»;

- подписывает приказ директор Коноплев В. А. Основания для издания приказа и все недостающие реквизиты определите и оформите самостоятельно.
13. Какие комплексы документации включает в себя кадровая информационно-документационная система?
14. Какие задачи решает кадровая служба организации?
15. Какие группы документов входят в комплекс персональной документации?
16. Какие документы входят в комплекс кадровой договорной документации?

17. Какие документы входят в комплекс кадровой учетной документации?
18. Какие документы входят в комплекс кадровой отчетной и отчетно-справочной документации?
19. Какие существуют технологические цепочки процедур организации и документирования процесса приема граждан на работу?
20. Какие документы представляет гражданин в кадровую службу для решения вопроса о приеме на работу?
21. Как оформляется трудовой договор? Каково назначение контракта?
22. Как оформляется докладная записка о проступке работника?
23. Как оформляется объяснительная записка работника?
24. Каков порядок расположения документов в личном деле? Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку процесса формирования личного дела?
25. Какие виды документов относятся к документации по личному составу?
26. Какие документы предъявляются при оформлении на работу?
27. Каковы функции документов по финансово-расчетным операциям?
28. Назовите обязательные реквизиты финансово-расчетных документов.
29. Каково назначение договоров: бытового заказа, о полной индивидуальной материальной ответственности?

 

ИСТОЧНИК ЛИТЕРАТУРЫ

Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2023. — 545 с. — (Профессиональное образование).