Тема: Записи, поля в БД, правила оформления, редактирования, форматирования данных. Запросы, формы, отчёты. Печать отчётов.

Практическое занятие № 10

Тема: Записи, поля в БД, правила оформления, редактирования, форматирования данных.  Запросы, формы, отчёты. Печать отчётов.

Цель: выработать практические навыки работы с базами данных, формирования запросов к базам данных.

Общие сведения

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных, которые хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств в упорядоченном виде.

База данных (БД)– это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.

База данных – это совокупность сведений об объектах в какой-либо области (база данных библиотеки, поликлиники, учебного заведения и т.д.).

Access – это специальная программа, которая позволяет создавать базы данных и обеспечивать их обработку

Существует несколько различных типов БД:

-       табличные;

-       сетевые;

-       иерархические.

Большинство БД имеют табличную структуру. В табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В БД столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру БД, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Простейшие БД можно создавать не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался БД информация должна иметь структуру (поля) и чтобы можно было различать содержимое соседних полей.

Наиболее распространенными в практике являются реляционные БД. В них информация хранится в одной или нескольких связанных таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей.

Каждая строка таблицы в реляционной БД уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям таблицы во время поиска.

Создание БД, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД).

Разнообразные средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций:

-       определение данных. Вы можете определить какие сведения будут храниться в вашей БД, их типы данных и как они связаны между собой.

-       Обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные со связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения. Вы также можете отобрать некоторые данные и затем изменить, удалить, скопировать их в другую таблицу или создать для них новую таблицу.

-       Управление данными. Вы  можете указать, каким пользователям разрешено просматривать, изменять или вставлять данные.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в СУБД MicrosoftAccess, которая входит в состав пакета MicrosoftOffice.

В MS Access можно не только открывать уже существующие БД, но и создавать новые.

Существуют следующие способы создания новой БД:

- в процессе запуска Access без использования Мастера;

- в процессе запуска Access  с использованием Мастера;

- в процессе запуска Access с использованием Мастера;

- из меню Файл в уже запущенном Access;

- с использованием кнопкиСоздать..

После загрузки программы Access ожидает распоряжения:

1) Создать новую базу данных, для этого:

Файл/ Создать/ Новая база данных.

Открывается окно "Файл новой базы данных", ввести имя, папку отправления и "Создать".

2) Открыть существующую базу данных:

Нажать значок "Открыть" на панели инструментов и найти нужную базу данных.

Исходное окно Access содержит 7 вкладок – 7 видов объектов, с которыми работает программа:

- таблица

- запросы

- формы

- отчеты

- страницы

- макросы

- модули

Таблицы – это основные объекты БД. Все остальные объекты создаются на основе таблиц. В таблицах содержится вся информация.

Запросы – это объекты, предназначенные для обработки БД.

Формы – это объекты, с помощью которых вводят данные и просматривают имеющиеся.

Отчеты – это объекты, с помощью которых данные выводят на печать в удобном виде.

Страницы – предназначены для работы и просмотра в Интернете.

Макросы – служат для автоматизации часто повторяющихся команд.

Модули – это процедуры, написанные на языке Basic (бейсик).

Создание таблиц.

Таблицы/ Создание таблицы в режиме конструктора/ двойной щелчок ЛКМ.

В появившемся окне надо заполнить три колонки (макет таблицы):

При заполнении макета и таблицы лучше пользоваться клавишей "Tab".

После того, как создан макет таблицы, надо задать ключевую строку: выделить нужную строку и нажать значок "ключевое поле" K.

Далее надо закрыть окно. Если ключевое поле не задано, появится запрос на задание ключевого поля и в этом случае оно задается автоматически.

После этого в БД надо открыть созданную таблицу и заполнять ее.

Если при заполнении таблицы некоторые данные будут повторяться, то при создании макета (перейти в режим конструктор щелкнув на значок) в колонке "тип данных" надо выбрать "мастер подстановки" и в открывшемся окне "Создание подстановки" выбрать "будет введен фиксированный набор значений", "Далее", ввести данные, которые будут использоваться в качестве подстановки, "Готово".

Содержание работы:

1.   Запустите программу MS Access.

2.   Создайте новую базу данных, назовите ее «Кадры».

3.   Выберите Создание таблицы в режиме конструктора.

4.   Задайте поля . Ключевое поле - Таб. номер.

5.   Введите Маски ввода: для даты рождения - 00.00.0000; для телефона -000-00-00

6.   Сохраните макет таблицы под именем «Личные данные».

7.   Откройте «Личные данные» в режиме таблицы и введите 20 записей. Измените шрифт на Курсив

8.   Добавьте поле Пол сотрудника.

      9. Сохраните таблицу.

10.  Сохраните базу данных в личной папке.

11.  Закройте базу данных.

Задание 2

1.   Откройте базу данных «Кадры».

2.    Выберите за основу таблицу «Сотрудники» , наберите поля: Табельный номер, Название отдела, Фамилия, Должность, Дата найма, Зарплата

3.   Переименуйте поле Фамилия в поле Фамилия И.О.

4.   Конструктор таблицы «Сотрудники» показан на рис. Ключевое поле - Табельный номер.

5.   Заполните таблицу

7.   Сохраните таблицу.

8.   Сохраните базу данных.

9.   Закройте базу данных.

Задание №7. Ответить на вопросы:

Задание №8. Сделать вывод о проделанном практическом занятии:

Время на подготовку и выполнение:90 мин

Перечень объектов контроля и оценки (умения и знания не разбивать на мелкие)

За правильный ответ на вопросы или верно выполненное действие выставляется положительная оценка – 1 балл.

За неправильный ответ на вопрос, не выполненное или неверно выполненное действие выставляется отрицательная оценка – 0 баллов.