Требования к составлению номенклатур дел

Требования к составлению номенклатур дел

1. Н. Д. предприятия составляется службой ДОУ на основе Н. Д. структурных подразделений.

2.Н. Д. предприятия, предварительно согласовывается с ЭК (ЦЭК), согласовывается в ЭПК государственного архива и утверждается руководителем предприятия.

3. Предприятия, не сдающие документы на государственное хранения, Н. Д. согласовывают с ЦЭК и ЭК вышестоящей организации.

4. В Н. Д. включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия.

5. Каждое дело, включенное в Н. Д., должно иметь индекс (например: 01-020, при наличии нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением Т. 1, Т. 2, Т. 3 и т. д.

6. Н. Д. составляется в нескольких экземплярах, например: 1 экз. – хранится в службе ДОУ; 2 экз. – используется службой ДОУ в качестве рабочего; 3 экз. – в ведомственном архиве организации; 4 экз. – в государственном архиве. Выписки из номенклатуры дел рассылаются в структурные подразделения организации.

7. Н. Д. организаций, которые сдают документы на хранение, пересоставляется и согласовывается заново с архивным учреждением, в случае коренных изменений функций и структуры предприятия, но не реже 1 раза в 5 лет.

Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего года. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

8. В течении года в утвержденную Н. Д. вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

9. Утвержденный экземпляр Н.Д. является документов постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОК как самостоятельное дело.

Н. Д. составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами или архивом предприятия.