Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов (по ГОСТ Р 51141-98) (см. приложение к уроку 5 – образец внутренней описи документов дела).

Внутренняя опись составляется для учета документов:

1. определенных категорий дел:

- особо ценных;

- личные;

- судебные и следственные дела и т.д.

2. дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов:

- постоянного хранения;

- временного хранения.

Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Частичное оформление применяется для дел временного до 10 лет включительно хранения. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения). Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, заверительные надписи не составляются, систематизируются по номенклатуре дел и передаются в другой шкаф или передаются в архив.

Оформление обложки дела.

На обложке дела постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» (см. приложение к уроку 6 – образец оформления обложки дела).

должны быть указаны:

1. наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включаемых в дело;

2. наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

3. делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

4. номер дела по годовому разделу описи дел;

5. заголовок дела;

6. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы. Например: «Годовой отчет о работе фирмы за 2013 г., ниже пишется: «В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1999 г.».);

7. дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

8. количество листов в деле;

9. срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

10. архивный шифр, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов Госархива и организации фондообразователя.