Автоматизация процессов делопроизводства

Автоматизация процессов делопроизводства Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей. В области обработки документов:  обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;  создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;  создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;  обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;  исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним. В области контроля за исполнительской дисциплиной:  обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;  обеспечение   автоматизированного   упреждающего   контроля   за   своевременным   исполнением   документов,   поручений высших   органов   государственной   власти   и   управления,   поручений   и   указаний   руководства   организации,   оперативное   получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;  сокращение сроков прохождения и исполнения документов. В области организации доступа к информации:  обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов   (регистрационных   карточек   документов,   резолюций,   сопроводительных   документов)   с возможностью   организации   логического   связывания   документов,   относящихся   к   одному   вопросу,   и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. Внедрение   программной   системы   автоматизации   делопроизводства   должно   создать   аппаратно­ программную   основу   для   единой   системы,   охватывающей   все   подразделения   организации.   При   этом предполагается достижение следующих целей:  единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;  объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;  использование   общей   для   всех   организаций   системы   индексации   (нумерации)   документов,   общих   справочников­ классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно­контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;  обеспечение   унификации   управленческой   документации   и   сокращения   количества   форм   и   видов   единообразных документов. В   настоящее   время   рынок   программных   систем   в   области   автоматизации   делопроизводства   и документооборота характеризуется следующими особенностями:  у фирм­продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;  у организаций­заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);  нередко   в   самих   организациях   отсутствует   четкое   понимание   того,   что   необходимо   сделать   в   части   автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме). Программные   системы   автоматизации   делопроизводства   и   документооборота   могут   быть классифицированы по следующим характеристикам:  используемым технологиям делопроизводства;  соответствию основным задачам делопроизводства;  функциональным характеристикам систем;  программной реализации;  стоимостным показателям. Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование   в   государственных   учреждениях   и   сохраняют   все   традиции   и   нормы   делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем  –  это обеспечение сопровождения бумажного документооборота,   снижение  трудоемкости  рутинных  операций  по обработке документов.  Однако  такие системы   способны   существенно   расширить   рамки   традиционных   процессов   делопроизводства   и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся система «Дело»   и система «Золушка. Служебная корреспонденция». Основной   особенностью   программных   продуктов   «прозападной»   технологии   является моделирование процессов  офисного документооборота  и настройка на эти модели программных  систем. Разработки   этого   направления   ориентированы   на   максимально   полное   использование   электронных документов   и   средств   коллективной   работы   пользователей,   ликвидацию   промежуточных   звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, т. е. по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы. При   адаптации   системы   к   конкретным   процессам   организации   на   персональные   компьютеры работников   устанавливаются   только   необходимые   функциональные   компоненты,   позволяющие   решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus­IBM). Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:  система Office Media г. Москва (Lotus Notes);  система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);  комплекс программ «Делопроизводство» г. Челябинск (Lotus Notes);  система «Золушка­Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);  решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);  решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);  система Optima­WorkFlow (MS Exchange, MS SQL). Собственные   разработки  российских   компаний:   система  LanDocs;   система  Effect  Office;   система «Документ 2000»; система «Евфрат». Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления. Система   «Дело»   ЗАО   «Электронные   офисные   системы»   предназначена   для   автоматизации делопроизводственной   деятельности,   основанной   на   традиционных   отечественных   технологиях   и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Система обеспечивает следующие функции:  отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;  единую   регистрацию   всей   поступающей   корреспонденции,   включая   письма   и   обращения   граждан   путем   создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству   и   в   структурные   подразделения.   Регистрируются   документы   как   поступившие   извне,   так   и   созданные   внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;  ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;  направление резолюций и документов на рабочие места пользователей­исполнителей;  пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;  регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,  отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;  осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;  объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;  выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно­аналитической работы;  ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;  получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;  получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной (бумажной) технологией делопроизводства;  хранение электронных образов документов;  списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;  протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями. В   последних   версиях   системы   поддерживается   доступ   к   документам   посредством   Интернет­ технологии. Система «БОСС­Референт» компании «Ай­Ти» разработана на базе продукта  Lotus  Notes  фирмы «Lotus Development Corpora­tion», который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой  работы  и  может   рассматриваться   в  качестве   стандарта  в  этой   области.   Среда  Lotus  Notes  и приложения, созданные на ее основе, соответствуют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и в частности следующим:  учетной обработке всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов  система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;  поддержка работы с текстом документа. Среда Notes имеет встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов,   а   также   в   электронных   таблицах   и   графических   пакетах.   Notes   включает   средства   полнотекстового   поиска   и   мощный генератор построения запросов по образцу;  связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;  согласованности   с   другими   подсистемами.   Система   Notes,   наряду   со   средствами   ее   расширения,   обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;  распределенному   документообороту.   Notes   представляет   собой   систему,   масштабируемую   в   широких   пределах,   от отдельно  взятого   персонального  компьютера   до  систем  с  десятками  серверов,  к  каждому  из  которых  могут быть  подключены   до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;  ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Начиная с 4­й версии система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW. Выбор   конкретного   пакета   программных   продуктов   (систем)   более   полной   или   частичной автоматизации   документационного   обеспечения   управления   и   их   установка   в   настоящее   время   не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация   самостоятельно   приобретает   их   на   рынке   офисных   программных   продуктов   и   услуг.   Из рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из систем трудно понять и профессионалу в области организации   документационного   обеспечения   управления.   Результаты   сравнения   различных   программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:  оценку исследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной фирме, а также желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;  оценку   базовых   компьютерных   и   информационных   технологий,   применяемых   в  конкретных   программных   системах   с учетом   перспективности   их   использования,   а   также   прогноза   общего   развития   технологий   автоматизации   делопроизводства   на ближайшие годы;  тщательное   изучение   и   проверку   возможностей   систем   автоматизации,   чтобы   обеспечить   работу  в   рамках действующего в этой сфере деятельности нормативно­правового поля. Для   конкретной   организации   может   быть   важна   не   вся   совокупность   потребительских   свойств систем,   а   только   некоторые   из   них.   С   одной   стороны,   именно   присутствие   или   отсутствие   требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно   работают   над   их   совершенствованием   и   в   каждой   из   них   могут   появиться   те   или   иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.