Классификация документов

Любая   классификация   связана   с   определением   одного   или   нескольких   признаков,   на   основании которых из общей массы объектов выделяются группы. Классификация документов Документы можно классифицировать по различным признакам:       Можно   перечислить   еще   множество   признаков   классификаций.   Рассмотрим   наиболее по происхождению: служебные, личные; по сложности: простые, сложные; по срочности: срочные, несрочные; по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные; по форме: типовые, индивидуальные; по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного. употребительные виды классификаций. Классификация   документов  по характеру информационных связей  предприятия выделяет внешние и внутренние документы. К  внешним   документам  относятся   нормативные   документы   вышестоящих   организаций.   Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной   защиты   и   многих   других.   Внешними   считаются   также   документы,   поступающие   из   других организаций или предназначенные для других организаций. Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения. Документы,   имеющие   хождение   на   предприятии, направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.   можно   классифицировать  по Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.  Исходящие документы –  это   документы,   которые   предприятие   (организация)   отправляет другим предприятиям. Внутренние документы   имеют   хождение   внутри   предприятия   и   содержат   информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно­справочные и документы по личному составу. К  организационным документам предприятия   можно   отнести   устав   предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников. К  распорядительным документам относятся   приказы   по   основной   деятельности, распоряжения и решения. К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате. К  информационно-справочным документам относятся  письма,   факсы,  докладные .записки, телефонограммы и др. Еще существует классификация документов по содержанию. Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы. Первичные – это документы, в которых зафиксированы исходные данные. Вторичные – это документы, которые создаются на основе первичных. Сводные  –  документы,   в   которых   собраны   данные   из   нескольких   первичных   и   вторичных документов. С   развитием   компьютерной   техники   и   специального   программного   обеспечения   в   обиход   вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы. Словосочетание   «электронный   документ»   лежит   в   основе   безбумажной   технологии делопроизводства.   Электронный   документ,   по   сравнению   с   «твердой   копией»   (так   иногда   называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:   простота внесения изменений; использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;  экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;  оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте; возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов; возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.   До   недавнего   времени   нормативные   документы,   изданные   государственными   органами, распространялись   по   учреждениям   в   бумажном   виде:   как   письма,   брошюры   и   пр.   Это   требовало использования   типографских   мощностей,   привлечения   работников   почты,   что   привело   к   огромным материальным   затратам   в   масштабе   государства.   Теперь   достаточно   издать   ограниченное   количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте. В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов,  применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала. Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на   персональном   компьютере.   Не   секретарь­машинистка   занимается   набором   и   распечаткой   текста,   а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по­видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. Контрольные вопросы 1. Что такое классификация документов? 2. Какие документы бывают по срокам хранения? 3. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей. 4. Что такое электронный документ? 5. Назовите преимущества электронного документа.