Лекция по теме Access

Тема: ACCESS

План:

1. Понятие
2. Назначение
3. Объекты
4. Требования к полю
5. Типы данных
6. Основной алгоритм работы

j Понятие:

БД – информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором средств.

Access – гибкая программа, позволяющая работать как со сложными БД, так и с простыми.

Access – реляционная БД, т.е. БД, которая позволяет определить отношения между различными категориями информации.  Она представляет собой таблицу: столбец – это поле, строка – запись.

k Назначение:

1. Ввод и корректировка данных
2. Хранение систематизированной информации
3. Поиск информации по заданным критериям
4. создание отчетов по данным табличной формы или по запросам
5. Создание форм для ввода данных

l Объекты:

1.      Таблица. Вся информация в БД храниться в виде таблиц. Это базовый объект, все остальные объекты создаются на ее основе.

В одной базе данных может быть создано до нескольких таблиц.

Например:

Таблицы 1: «Личные данные» (№ личного дела, Фамилия, Имя, Отчество, Номер Группы, Год поступления)

Таблица 2: «родители» (№ личного дела, Фамилия мамы, Имя мамы, отчество мамы, домашний телефон, рабочий телефон)

Таблица 3: «Учетные данные» (№ личного дела, адрес проживания, адрес постоянной прописки, дата рождения, наличие стипендии, статус группы – бюджет/небюджет)

Таблица 4: «Посещаемость» (№ личного дела, Итоги посещаемости за I семестр, итоги посещаемости за II семестр)

Чтобы связать данные этих таблиц, необходимо установить ключевое поле.

Ключевое поле -  это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице. Существует два понятия ключевого поля: Первичный ключ – поле однозначно определяющее запись в столбце (его значение не может быть = 0, всегда имеет уникальный индекс); Внешний ключ – содержит ссылку на поле первичного ключа. Например:

Между таблицами могут быть установлены три вида связей:

«один к одному»: когда все таблицы имеют одинаковое поле первичного ключа (база «Студент»)

«один ко многим»: второй пример, когда устанавливается связь между полем таблицами с полем первичного ключа и таблицей с полем внешнего ключа

«многие ко многим»: когда устанавливается связь между таблицами с полями одинаковых внешних ключей

2.      Запрос. Это производная от таблицы, созданная на основе каких – либо параметров. Главная задача запроса – отбор данных. Каждый запрос, как и таблица, может быть сохранен в БД под собственным именем. В дальнейшем, если произошло изменении информации в БД, то и в запросе произойдет обновление информации. В запросе может участвовать как одна таблица, так и все, находящиеся в БД.

Например:

Выбрать всех студентов, проживающих в г. Слободском, не имеющих пропусков занятий и получающих стипендию

3.      Формы. Формы позволяют отображать табличные данные в более удобном виде. Структура таблицы преобразовывается в произвольном виде. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.

4.      Отчеты. Предназначены для формирования печатной формы, для ее транспортировки на принтер. Отчет может быть сформирован на основе данных таблицы или запроса, причем не все столбцы могут участвовать в создании формы.

5.      Макросы. Служат для автоматизации повторяющихся операций.

6.      Модули. Служат для автоматизации работы с данными БД.

m Требования к полю:

1. должно иметь уникальное имя
2. определена ширина поля
3. определен тип вводимых данных.

Дополнительные рекомендации:

• имена сотрудников удобнее размещать в 3 полях: поле 1 – Фамилия, поле 2- Имя, поле 3 – Отчество
• Не создавайте таблиц с аналогичными данными, например: «товар 1», «товар 2», «товар 3». Рациональнее создать отдельную таблицу, где будет указан список товаров.
• Каждая таблица должна содержать поля, отражающие данные по одной тематике.

n Типы данных:

1. Счетчик – автоматический ввод натуральных чисел
2. Денежный – предназначен для ввода денежного эквивалента
3. Дата/время – требует ввода даты, месяца и года или часы, минуты и секунды
4. Текстовое – предназначено для ввода букв, чисел, знаков и символов
5. МЕМО – аналогично текстовому, но его длина 256 символов
6. Числовой – вводятся действительные числа, разделитель – запятая
7. Логическое – требует однозначного ответа Да или Нет
8. OLE – поле внедряемого объекта: текстового документа, электронной книги, графического объекта, музыкального файла и т.п.
9. Гиперссылка – адреса гиперссылок
10. Мастер подстановок – налагает ограничения на значения в поле

o Требования к разработке БД

1. определить назначение БД
2. Определить перечень необходимых данных
3. распределить данные по темам – таблицам
4. определить название полей в таблицах
5. определить типы данных, вводимых в поля

p Основные алгоритмы работы в БД

1. При открытии программы идет запрос на сохранение БД.

Необходимо указать:

·         Имя БД

·         Место хранения БД – носитель и папку

2. В открывшемся окне БД указаны объекты БД. Автоматически (по умолчанию выбирается объект - Таблица)

3. Сконструировать табличную форму. Можно работать в трех режимах

·         Режим конструктора

·         Режим Мастера

·         Путем ввода данных – менее рациональный способ

Рассмотрим данные режимы:

Мастер: предлагает список готовых табличных форм с прописанными полями, которые пользователь выбирает и корректирует по своему усмотрению. Кроме этого можно изменить предлагаемое мастером название таблицы

Конструктор: при выборе режима на экране появиться таблица из трех столбцов:

Примечания:

·        По умолчанию устанавливается текстовый тип данных

·        Если случайно перешли на новую строку, то пока вы не определите имя поля, программа вас из окна конструктора не выпустит, поэтому: присвойте произвольное имя и удалите эту строку

4. Определить ключевое поле. Если такое поле вы не определили, то при закрытии окна конструктора программа вам предложит определить/не определить поле. Если вы согласитесь, то программа введет новое поле, которое будет в дальнейшем – ключевым полем (как правило это поле Счетчик).

5. Присваиваем имя табличной форме. Оно должно отражать суть таблицы

6. Открываем созданную таблицу. На экране появляется табличная форма вида: