Унификация и стандартизация документов

Унификация и стандартизация документов Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных   связей,   активизация   общественных   процессов   привели   к   резкому   увеличению   объемов информации,   необходимой   для   управленческой   деятельности.   От   ручной   обработки   информации, содержащейся  в документах,  которая  применялась еще в начале XX в., до  механизированной,  а затем  и автоматизированной – таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать   беспорядок,   необходимо   сначала   упорядочить   документацию,   которую   предстоит обрабатывать и использовать. Основным   направлением   совершенствования   работы   с   документами   является   унификация   и стандартизация.   Под  унификацией  понимается   приведение   чего­либо   к   единой   системе,   форме, единообразию.   Унификация   документов   производится   в   целях   сокращения   количества   применяемых   в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет.  Есть  ряд  типовых  функций,   которые  характерны  для  любой организации,  –  организационно­ распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации. Каждая управленческая функция реализуется через комплексную систему документов, характерных только   для   данной   функции.   Совокупность   документов,   взаимосвязанных   по   признакам   прохождения, назначения,   вида,   сферы   деятельности,   единых   требований   к   оформлению,   называется  системой документации. Системы документации могут быть  функциональными и отраслевыми.  В отраслевых системах документации   происходит   документирование   соответствующих   видов   деятельности   и   отражение   их специфики.   Например,   в   систему   документов   по   образованию   (общему,   среднему   профессиональному, высшему,   послевузовскому   и   т.п.)   будут   включены   документы,   характеризующие   особенности образовательной   деятельности   в   зависимости   от   вида   образовательной   организации.   Соотношение функциональных   и   отраслевых   систем   документов   в   деятельности   организации   зависит   от   характера деятельности, компетенции организации и других факторов. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно­распорядительной документации (ОРД). Организационно­распорядительная   документация,   в   которой   фиксируются   решения   административных   и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. Система организационно­распорядительной документации представляет для других систем правовую основу,   поэтому   так   важно   и   необходимо   было   провести   унификацию   этой   системы   документации. Унификация документов предполагает:  документов;  установление   номенклатуры   действующих   в   рамках   системы   унифицированных   форм разработку   единой   модели   (схемы)   построения   документов   системы   с   использованием,   как правило, формуляра­образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.  При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Результаты   проведенной   унификации   документов   доводятся   до   уровня   обязательной   правовой формы­стандарта (или других документов по стандартизации). Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от   27   декабря   2002   г.   №   184­ФЗ   «О   техническом   регулировании»,   под  стандартизацией  понимается деятельность   по   установлению   правил   и   характеристик   в   целях   их   добровольного   многократного использования,   направленная   на   достижение   упорядоченности   в   сферах   производства   и   обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием данного Закона  изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это  был  нормативный  документ,  то  теперь  Закон  закрепил  принцип  добровольного применения  стандартов,   а   на   смену   государственным   стандартам   пришли  национальные   стандарты. Остались   прежними   другие   документы   по   стандартизации  –  правила,   нормы   и  рекомендации   в   области стандартизации,   стандарты   предприятий,   а   также   общероссийские   классификаторы   (ОК)   технико­ экономической   и   социальной   информации,   обеспечивающие   интегрированную   автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные   системы   документации.   Унифицированная   система   организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать. Постановлением   Правительства   Российской   Федерации   от   2   июня   2003   г.   №   316   «О мерах   по реализации  Федерального  закона "О техническом регулировании"» Государственный  комитет  Российской Федерации   по   стандартизации   и   метрологии   определен   органом,   уполномоченным   исполнять   функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России). Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико­экономической и социальной информации   принимает   Госстандарт   России,   и   они   вводятся   в   действие   после   их   государственной регистрации.   Контроль   и   надзор   за   соблюдением   требований   государственных   стандартов   осуществляют Госстандарт  РФ  и  иные специально  уполномоченные  государственные  органы  управления   в пределах   их компетенции. Результатом  работы по  унификации  и стандартизации  документов  могут быть как  стандарты на отдельные   документы   (например,   отчет   о   научно­исследовательской   работе)   или   на   отдельные   виды продукции   (например,   обложка   дел   длительных   сроков   хранения),   так   и   на   унифицированные   системы документации. Унифицированная система документации (УСД)  –  это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:    унифицированная система организационно­распорядительной документации; унифицированная система банковской документации;  унифицированная   система   финансовой,   учетной   и   отчетной   бухгалтерской   документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно­статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.      На   каждую   унифицированную   систему   документации   разработан   государственный   стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в   той   или   иной   отрасли   деятельности.   Так,   Министерство   финансов   РФ   является   ответственным   за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно­распорядительные документы. Этими   же   министерствами   и   ведомствами   утверждаются   унифицированные   формы   документов, входящих в УСД. Унифицированная форма документа  (УФД)  –  это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д. Набор   реквизитов   официального   письменного   документа,   расположенных   в   определенной последовательности, называется формуляром документа. Для каждого вида документа (приказа,  акта, письма и т.  д.)  характерен  свой набор  реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра­образца документов для конкретной  системы документации  и установления на его основе оптимального  состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Формуляр­образец  документа   представляет   собой   модель   построения   документа,   устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр­образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы. Унифицированная   система   организационно­распорядительной   документации   (УСОРД)   является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. Применение УСОРД регламентируется   ГОСТ   Р   6.30­2003.   ГОСТ   распространяется   на   организационно­распорядительные документы,   предусмотренные   УСОРД   (далее  –  документы),  –  постановления,   распоряжения,   приказы, решения,   протоколы,   акты,   письма,   которые   фиксируют   решения   административных   и   организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:  федеральных   органов   государственной   власти   субъектов   Российской   Федерации,   включая субъекты   Российской   Федерации,   имеющие   наряду   с   русским   языком   в   качестве   государственного национальный язык, органов местного самоуправления;  предприятий,  организаций   и  их объединений   независимо  от  организационно­правовой  формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает:     состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования   к   изготовлению,   учету,   использованию   и   хранению   бланков   с   воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно­ распорядительного документа, т.е. формуляр­образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов. Контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Каковы основные цели унификации документов? Что учитывается при проведении унификации документов? Что понимается под системой документации? Какие бывают системы документации? В чем особенность УСОРД? Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране? Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации? Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандартизации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований? 9. 10. 11. 12. 13. 14. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете? Что понимается под реквизитом документа? Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр документа от формуляра­образца? Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД? Что устанавливает основной стандарт на УСОРД? Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30­2003?